La tecnología de los escáneres Panasonic será fundamental en la solución de digitalización y gestión de documentos que la empresa CSDOCS integra en el Tribunal Superior de Justicia de Ciudad de México.

El Tribunal Superior de Justicia de Ciudad de México(TSJCDMX) lleva a cabo un Proyecto de Digitalización de Documentos con el que todos los documentos que forman parte de un proceso judicial, desde el escrito inicial de la demanda, hasta la sentencia del juez, serán digitalizados al momento de su recepción en el juzgado. Con esto se optimizará el flujo de trabajo para que la administración de la justicia sea mucho más ágil y la operación del organismo más eficiente y enfocada.

Para la digitalización de los cientos de miles de documentos mensuales que recibe, el TSJCDMX ha elegido a la tecnología de Panasonic. Los escáneres se han integrado a la solución tecnológica de Gestor Documental que la empresa mexicana CSDOCS, distribuidor e integrador de Panasonic, implementa en este organismo desde 2017. Son 240 escáneres, distribuidos entre Juzgados y Oficialías de Partes, los que, a partir del último trimestre de 2018, han comenzado a digitalizar miles de páginas que se integrarán al sistema de gestión documental del TSJCDMX.

Además del beneficio principal, de agilización del proceso judicial, se espera que la digitalización genere ahorros significativos en el uso de papel, espacio de almacenamiento y personal dedicado al manejo de archivos.

Digitalización de documentos rumbo al juicio digital

El Proyecto de Digitalización de Documentos es una de las primeras etapas de un plan institucional que busca que todo el proceso de un juicio se haga de forma electrónica. El plan, promovido por el Presidente del TSJCDMX, Álvaro Augusto Pérez Juárez, tiene como meta el concepto de juicio en línea. Para ello, la Dirección Ejecutiva de Gestión Tecnológica tiene a su cargo el desarrollo e implementación de los sistemas de TI y equipamiento de los diferentes elementos que conforman la solución de este proyecto.

En esta etapa inicial, el TSJCDMX ha implementado una solución TI de Gestor Documental que le permite administrar electrónicamente documentos de distintos medios, desde su digitalización y almacenamiento, hasta su consulta e interpretación con fines estadísticos. La empresa CSDOCS, con amplia experiencia en proyectos de gobierno digital y conversión de medios físicos a electrónicos, es la encargada de dicha solución.

Del escrito inicial a la sentencia del juez

El TSJCDMX cuenta con tres oficinas de Oficialía de Partes en los que diariamente se reciben documentos que integran el escrito inicial de las demandas promovidas por los abogados litigantes en las diferentes materias del Derecho. En promedio, las Oficialías de Partes reciben mensualmente 6 mil escritos con 12 páginas cada uno. Una vez que la Oficialía de Partes certifica la validez del escrito inicial, le asigna una caratula de identificación (fecha y lugar de expedición, nombres de las partes y número de expediente), y lo turna a uno de los 200 Juzgados del TSJCDMX de acuerdo a la materia correspondiente.

Las primeras 72 mil páginas, que resultan de los 6 mil escritos iniciales, conforman los expedientes con los que trabajan los Juzgados del TSJCDMX, que a su vez deberán recibir múltiples documentos, en forma de respuestas y pruebas, presentados por las diferentes partes que actúan en un juicio, y que engrosarán dichos expedientes durante el tiempo, a veces años, que lleve el proceso judicial.

Digitalización y gestión documental para el TSJCDMX

Para satisfacer las necesidades del Tribunal Superior de Justicia, la empresa CSDOCS, en conjunto con la Dirección Ejecutiva de Gestión Tecnológica del TSJCDMX, implementó la solución de gestión documental en la que se mantuvieron los procesos del organismo, muchos de ellos marcados por la ley, pero se optimizaron vigorosamente los tiempos de operación y respuesta.

Ahora, los escritos iniciales se digitalizan en los escáneres Panasonic, 56 equipos KV-LS8147 en cada una de las Oficialías de Partes, como primer paso del proceso de recepción. Los archivos que se generan (en formato PDF, resolución de 300dpis y con reconocimiento de texto OCR) son asignados y enviados electrónicamente a los Juzgados correspondientes. Esta disponibilidad inmediata de la información contrasta con el proceso anterior en el que los Juzgados recibían físicamente los archivos hasta el día hábil siguiente a su recepción.

Por su parte, cada uno de los 200 Juzgados del TSJCDMX cuenta con un escáner (modelo KV-SL1066) para digitalizar todos los documentos, respuestas, pruebas y sentencias, que se irán sumando al proceso. Para facilitar su archivo y consulta, se digitalizan con la misma caratula de identificación del escrito inicial para que el Gestor Documental los clasifique y anexe al expediente del juicio.

Consulta inmediata e información útil

Todos los archivos, almacenados de forma segura en los servidores propios del TSJCDMX, están disponibles a través del Gestor Documental para la consulta de los usuarios del juzgado que lleva la demanda.

La capacidad de digitalización con reconocimiento de texto OCR de los escáneres Panasonic es fundamental para que la herramienta del Gestor Documental opere con precisión y los usuarios puedan realizar búsquedas por materia, año, expediente, actor, demandado y tipo de juicio. A esto se le conoce como un proceso analítico semántico que sirve para que la información se almacene en una base de conocimiento. Cuando un juez o sus colaboradores buscan un documento, el analítico semántico muestra las relaciones que hay entre la información de los asuntos, lo que ayuda a tener una visión más amplia del mismo.

Además, al combinar el reconocimiento de texto de Panasonic y la potencia del Gestor Documental, se pueden interpretar los documentos para obtener datos estadísticos, tendencias y formas de escritura para que los expertos del TSJCDMX tengan más información que les permita planear la operación a futuro. Por ejemplo, al conocer la tendencia en la cantidad de demandas de una materia del Derecho, se puede decidir el asignar más personal o abrir más Juzgados para adelantarse a estas necesidades. Estos datos estadísticos también pueden ser útiles para otras instituciones relacionadas con programas sociales o de prevención de delitos. 

Un proceso confiable

Sobre la seguridad de la herramienta, Marco Antonio Carpio Ramón, Director General de CSDOCS, señala: “Nuestra solución incluye una máquina de aprendizaje que permite identificar los accesos al sistema, desde el nombre de usuario y contraseña, hasta la computadora desde la que se pretende ingresar para hacer una consulta. Una vez que el sistema autoriza la consulta, la información se transmite de forma encriptada para asegurar que solamente la podrá ver el usuario facultado por el TSJCDMX”.

Para este proyecto los responsables de TI del TSJCDMX evaluaron a conciencia el plan institucional y consultaron a sus colegas del Archivo General de la Nación, un referente a nivel regional en cuanto a procesos de gestión y conservación de documentos. “Con el uso de tecnología, los órganos jurisdiccionales han mejorado los procesos de administración de la justicia, desde la reducción de tiempos de respuesta, hasta la disponibilidad de documentos e información. Esta mejora en la impartición de la justicia es nuestra meta principal y este proyecto de digitalización y gestión documental nos ayudará a conseguirlo”, finaliza Jair Osmani Álvarez Flores.