ノウハウ 制度紹介

公開日：2024 / 3 / 29

電子帳簿保存法では、3つの保存方法があります。その一つがスキャナー保存で、紙でやり取りしている国税関係書類をスキャンして電子化する方法です。現在会計処理をアナログで処理しているという企業でも、比較的取り入れやすい方法でしょう。また、電子帳簿保存法の改正により、スキャナー保存の要件が緩和され、会計業務の現場でも導入しやすくなっています。

今回は、電子帳簿保存法のスキャナー保存について、要件やメリット・デメリット、ポイントなどを紹介します。

「スキャナー保存」とは、電子帳簿保存法における3つの保存区分の一つです。取引先とやり取りした国税関係書類（取引関係書類のみ）をスキャンして電子データ化し、保存することを指します。

電子帳簿保存法における他の2つの区分は、「電子帳簿など保存」「電子取引データ保存」です。

電子帳簿など保存とは、一定の保存要件に基づきパソコンなどで作成した国税関係帳簿や国税関係書類を電子データのまま保存すること、電子取引データ保存とは電子データでやりとりした取引関係書類を、一定の保存要件に基づき、そのまま電子データとして保存することです。

3つの区分のうち、電子取引データ保存は義務となっています。

電子帳簿保存法全体の概要については、「電子帳簿保存法をわかりやすく解説！必要な対応とは」でご確認ください。

スキャナー保存の対象となるのは、見積書、納品書、注文書、請求書、レシート、領収書やその控えなど、国税関係書類のうちの取引関係書類です。国税関係帳簿や、国税関係書類の中でも貸借対照表や損益計算書といった決算関係書類は対象ではありません。

対象となる取引関係書類は、さらに次の2種類に分けられ、スキャナー保存に係る保存要件が少し異なります。

• 重要書類：契約書、納品書、請求書、領収書など、資金や物の流れに直結・連動する書類
• 一般書類：見積書、注文書、検収書など、資金や物の流れに直結・連動しない書類

参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜国税庁

参考：電子帳簿保存法　はじめませんか、書類のスキャナ保存｜国税庁

スキャナー保存が認められるには、いくつか保存要件があります。代表的な要件を紹介します。

重要書類は、次のどちらかの入力期間内に入力しなければなりません。

• 早期入力方式

  書類を作成または受領してから概ね7営業日以内にスキャナー保存を行う

• 業務処理サイクル方式

  各企業における業務処理サイクルの期間（最長2ヵ月以内）を経過した後、概ね7営業日以内にスキャナー保存を行う

解像度200dpi相当以上でスキャンする必要があります。

赤色、緑色、青色がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取る必要があります。

入力期間内に、一の入力単位ごとのスキャンデータに、業務に係るタイムスタンプを付与しなければなりません。

スキャンしたデータは、次のように検索ができるようにしておかなければなりません。

• 取引年月日、その他の日付、取引金額、取引先名などでの検索が可能
• 日付や金額に関するデータの範囲指定検索が可能
• 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索が可能

紹介した保存要件の詳細、および他の保存要件については、国税庁のパンフレットでご確認ください。

参考：電子帳簿保存法　はじめませんか、書類のスキャナ保存｜国税庁

重要書類のスキャナー保存では、こちらで紹介した主な要件はもちろん、定められたすべての保存要件を守らなければなりません。一般書類の場合は、入力期間の制限やカラー画像の読み取りを必須としないなど、いくつかの要件が緩和されています。

電子帳簿保存法スキャナー保存には、次のようなメリットとデメリットがあります。

• 紙の書類を電子データ化することで、検索が容易になります。検索性が向上することで、欲しいデータをすぐに取り出せるため、業務効率化が見込めるでしょう。
• 紙の帳票を廃棄できます。スキャナー保存を進めることでペーパーレス化を推進でき、保管スペースやコストの削減が可能です。
• スキャナー保存によってペーパーレス化が進み、社内でのやり取りも社外とのやり取りも紙ではなくデータで行われるようになると、場所を選ばず業務を遂行しやすくなります。これはテレワークの推進にもつながるでしょう。

• スキャナーがない場合は、導入コストが発生します。スキャンデータを保存・管理するためのデータベースや、業務システムを導入する必要がある場合もコスト同様です。
• スキャナーで紙の書類をスキャンする手間と時間がかかります。
• 紙の取引関係書類をデータ化することで、情報漏洩やデータの改ざんなどのリスクが発生します。そのため、データを保存・管理するデータベースや業務システムにはセキュリティ対策が必要です。

なお、スキャナー保存に限りませんが、保存要件を満たしていないなど電子帳簿保存法に違反した場合は、青色申告の承認を取り消されたり追徴課税を課されたりするなどの、罰則の対象になる可能性もあります。また、会社法に抵触し、100万円以下の過料を科されるケースもあります。

スキャナー保存を行う場合は、必ずすべての保存要件を満たすよう、細心の注意を払はなければなりません。

スキャナー保存をする際は、ご紹介したようにさまざま保存要件を満たさなければなりません。保存要件を満たすには、システムやツールの利用が効率的です。

• 解像度やカラー画像の要件

  スキャナー保存する際は、スキャナーやスキャナー機能を持つ複合機の設定に注意しましょう。多くのケースで既存の複合機などで対応可能と思われますが、既存のものでは対応できないという場合は、新たに導入を検討する必要があります。

• タイムスタンプの付与

  タイムスタンプは、真実性の確保のために必要なものです。訂正や削除がされたときに履歴が残るなどで、その事実や内容が確認できるクラウドシステムを使用すれば、タイムスタンプの付与は必要ありません。

  なお、タイムスタンプを付与する場合は、自動で付与する機能を持つシステムの利用が便利です。

• 検索機能の確保

  情報を入力する際、表記がぶれないような工夫が必要です。例えば、選択肢から選ぶ、既定の形式でしか入力できないようにすることで、誰がいつ入力しても表記が統一されます。しかし、処理する書類の数によっては入力作業にかかる負担は膨大になり、ミスも増えてしまう恐れがあります。
  そこで有効なのがOCRツールの利用です。OCRツールで処理することで、紙の書類を電子データ化し、取引年月日、その他の日付、取引金額、取引先名など、検索に必要な属性情報を付与することが可能です。入力作業の負担を抑えて、検索機能の確保に対応できます。

  なお、スキャナー保存を行うシステムは、他のシステムと連携できるものを選ぶとよいでしょう。電子帳簿保存法だけでなくインボイス制度など、経理部門ではさまざまな制度の対応に追われ、業務負担が大きくなっているところも少なくありません。ワークフローシステムや業務管理システムなど他のシステムと連携できるものであれば、業務効率化につながり、負担を軽減できます。

  書類のスキャンのコツについては、「OCRの導入メリットや読み取り精度を高めるポイントを解説！」が参考になります。ぜひご覧ください。

  インボイス制度については、「インボイス（適格請求書）制度とは？企業がすべき準備と対応」で紹介していますので、ぜひご覧ください。

会計システムを導入する企業も増えていますが、取引先とのやり取りには紙の書類や帳票を使っている企業はまだまだ多いようです。スキャナー保存については義務ではありませんが、紹介したようなメリットがあります。加えて2023年のインボイス制度導入もあり、会計業務の効率化は必須でしょう。そのためにも、紙の書類の電子データ化は、積極的に進めるべき取り組みといえます。

スムーズにスキャナー保存を進めるには、紹介したように何らかのシステムやツールの導入がおすすめです。例えば「WisOCR for 注文書・請求書」なら、手書きのものも含め、さまざまな紙の取引関係書類を効率的に電子データ化が可能です。電子帳簿保存法への対応にお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。