ノウハウ

公開日：2023 / 5 / 31更新日：2024 / 1 / 19

OCR（光学文字認識）の進化により、文字の読み取り精度が向上し、より帳票のデータ化を効率的に行えるようになりました。OCRはペーパーレス化を推進し、電子帳簿保存法等に対応しなければならない企業にとって不可欠なツールのひとつとなっています。

OCRは業務に取り入れやすいツールであり、効果を実感しやすいDX促進の手段です。なぜなら、OCRの導入と運用に関しては、特に難しい知識や技術を必要としないからです。また、受発注業務や経理業務など帳票を扱うさまざまな業務を刷新できます。
本記事では、OCR導入のメリットや、読み取り精度を高めるためのポイントなどを解説していきます。

例えば経理業務においては、さまざまな種類の帳票を扱っています。会計ソフトなどの社内システムに取り込むためには、それらをデータ化しなければなりません。経理部の社員が帳票を目視しながら手作業で入力していました。

これらを自動化したくても、以前のOCRには文字の読み取り精度に課題がありました。しかし、ソフトウエア開発が進み、読み取り精度が向上し、さらにはAI（人工知能）を取り入れるなどした結果、かすれた文字や、癖のある手書き文字までデータ化できるようになりました。

必要な作業は、初期設定や事前のフォーマット設定、また帳票のスキャンのほか、認識結果の確認・修正など、簡単な作業だけです。

しかも、一部のAI-OCRは、事前設定もせずに自動認識できるまでに進化しました。

OCRは、あらゆる帳票をデータ化し入力作業を効率化することができます。企業であれば、経理・営業支援業務をはじめ、日報や勤怠表、アンケートなどのさまざまな紙帳票のデータ化に利用できるでしょう。企業以外でも、病院のレセプトコンピューターや問診票、学校のテスト採点など、紙帳票をスキャンするだけで簡単にデータ化できるようになりました。

OCRを導入することにより、手入力に比べ作業効率が格段に向上し、労働力不足の解消や生産的な業務への人員シフトにつながります。メリットとして、次のようなことが挙げられます。

紙やPDFの内容を社内システムに手作業で転記するのは、時間と手間のかかる作業です。

しかし、OCRを導入することで、活字や手書きの申込書、注文書、請求書、日報やアンケート、勤怠表、問診票などの紙やPDFの帳票を自動でデータ化できます。

また、手書き文字を含む帳票も、人間でも読みにくいような、よほどの崩し文字でなければ、高い精度でデジタルデータに変換することができます。

OCRでは帳票をスキャンするとすぐにデータ化されますが、どうしても読み取り精度は100％にはなりません。読み取り精度はOCRに搭載されているツールやスキャナーの性能、画像状態などにも左右されるため、必ず読み取り結果が正しいか、人の目で確認・修正する必要があります。しかし、この確認・修正はOCRツールからでも簡単に行うことができます。

例えば、要確認箇所を目立たせて表示したり、実際に読み取った画像ファイルと読み取り結果を比較しながら修正することができたりします。

読み込んだデータは、汎用（はんよう）性の高いCSVファイルとして保存され、各種システムで利用できます。またシステムへの連携だけでなく、保存されたCSVファイルの内容をマクロなどの外部ツールを使ってExcelファイルに転記することも可能です。例えば紙の勤怠表で勤怠管理をしている場合は、月末にメンバーの勤怠表を一気にOCRで読み取り、当日中に勤怠表の内容をExcelファイルへ転記させることが可能です。

帳票の入力作業がなくなれば、人件費の削減につながります。現場の担当者は単純作業から解放され、生産的な業務に着手することができます。

紙帳票をテキストデータに変換して一元管理できます。社内で扱う情報資産を集約できるうえ、検索性も高まるため、アクセスする際の利便性が高まります。

こうしたことで、生産性の向上や迅速な事業活動に好影響を与えることが期待できるでしょう。関係部署とのやりとりがスムーズになり、さらに業務の効率が上がります。

OCR導入は、紙帳票を減らし電子データへの置き換えを進めるペーパーレス化を大きくあと押しし、多くの企業で課題となっている業務のデジタル化に貢献します。

紙やPDFの帳票の内容を社内システムに手入力する方法では、作業量が増えるにつれてミス発生のリスクが大きくなります。加えて確認作業のために時間を費やすことになるかもしれません。

OCRを導入すれば、スキャンするだけでデータ化できるので、大幅にミス発生のリスクを低減できるでしょう。OCR導入後も確認は必要ですが、修正する際の作業は簡単です。担当者の負担が大きく減ることは明らかでしょう。

OCRの読み取り精度には、ツールの性能のほかにも、さまざまな要因が関係しています。スキャンしたあとの修正作業を少なくするために、次の項目を確認しましょう。

紙帳票の場合、OCRでの読み取り精度を上げるにはOCRの性能だけでなく、ファイルを取り込むための複合機やスキャナーなどの性能も影響します。

文字や数字の場合、カラーではなく白黒の方が読み取りやすいため、文書スキャナーで読み込む場合は画像ファイルを白黒で作成します。

従来型のOCRにおいては、準備としてフォーマット設定が必要です。フォーマット設定とは、帳票の種類ごとに、どの箇所をどのように読み取りたいのか設定していくことです。この事前のフォーマット設定の完成度が読み取り精度に影響してきます。

簡単にフォーマット設定ができるツールが付属しているものや、設定を代行してくれるものもありますので、うまく活用していきましょう。

また、一部のAI-OCR製品では、帳票の種類を絞り、それに特化して学習させることで事前にフォーマット設定をしなくても、高精度な読み取りが可能です。例えば、不特定多数の取引先からのさまざまな種類の注文書や請求書を、事前のフォーマット設定なしで、文字や明細のレイアウト情報まで、自動で読み取ることが可能です。

OCRでは、帳票定義などの初期設定が読み取り精度に影響します。業務に適したツールを採用し、適切に運用を始めることで、その後の精度が変わります。

OCRを導入することで、これまでは手入力していた業務が効率化するだけではなく、さまざまな帳票をデータで扱うことができるようになるため、ペーパーレスが進み、業務のデジタル化が推進されていきます。読み取り精度を向上させるためにはいくつかの注意点や工夫が必要になりますが、ソフトウエアの力で従来のOCRよりも高い制度で文字を認識できるようになってきています。

OCRは、世の中に存在するさまざまな帳票の内容を正しく読み取り、帳票の入力作業を効率化させるという目標で開発されています。よって、ソフトウエア開発においては、企業の業務を熟知していることと、これまでの開発実績などが重要になります。

パナソニック ソリューションテクノロジーは、2001年にOCR製品の販売を開始し、2017年にクラウドOCRサービス、2018年にRPA対応OCR製品、そして2020年にAI手書き文字認識（AI-OCR）エンジンの提供を開始しました。

AI-OCRの汎用（はんよう）的な製品、AI帳票OCR「WisOCR」は、ハイブリッド型AI-OCRエンジンが搭載され、手書きでも活字でも、あらゆる帳票を高精度にデータ化します。また、認識結果の確認や設定などが分かりやすい操作性の良さも特徴のひとつです。新しい帳票の追加も簡単です。

経理・営業支援業務向けのAI‐OCR「WisOCR for注文書・請求書」は、帳票のビッグデータを活用したAIを搭載しており、さまざまな注文書・請求書を事前設定なしに自動認識します。つまり、準備のためのフォーマット設定が不要です。OCRでは避けて通れない誤認識も、簡単に確認・修正しながら各種システムへ反映できます。

「WisOCR」および「WisOCR for注文書・請求書」の詳細については、下記のページからもご確認いただけます。