技術紹介 活用例 導入効果

公開日：2023 / 7 / 21更新日：2024 / 1 / 19

企業では多くの書類がデジタル化されていますが、まだまだ手書きの書類も多く残っています。特に経理部門では、取引先や現場とのやりとりで紙の帳票が使われることも多く、それに伴ってデータ入力作業や入力ミス、手戻りの多さが課題となっています。

企業OCRを導入すれば、手書きの書類も容易にテキストデータ化でき、活用の幅が広がります。データ入力の作業も削減できるだけでなく、入力ミスや手戻りも削減できるため、大きな業務効率化が可能です。

本記事では、OCRの概要と、OCRが文字を認識するステップ、OCRの導入効果やOCRが活用されている分野について紹介します。

OCR（Optical Character Recognition / Reader）は光学的文字認識とも呼ばれ、紙に印刷された文字や、手書き文字をスキャナーやカメラで読み取って、テキストまたはほかの形式に変換する技術です。OCRを使うことで文字認識を行い、書類の内容をテキストデータ化することができます。それによってスキャンしたデータをほかのシステムやデータベースで利用できるようになり、活用の幅が大きく広がります。

近年普及しつつあるのが、AI（Artificial Intelligence＝人工知能）技術を取り入れたAI-OCRシステムです。AI-OCRでは、AIを組み合わせることで、従来のOCRでは正確に読み取りにくかった手書き文字の認識精度が向上しました。また、規定のフォーマットではない、例えば記載位置や明細行の数が都度変わるような非定型の書類を読み取ることも可能になりました。そのため、手書きの帳票や取引先ごとに異なる形式の帳票を読み取るには、AI-OCRの導入が効果的です。

OCRが紙の書類をスキャンし、テキストを抽出してからデータとして出力するまでには、次の5つのステップがあります。このステップを踏むには、スキャナーとOCRシステムが必要です。

スキャナーで紙の書類をスキャンします。OCR処理を行う前なので、この段階では画像データにすぎません。

これ以降はOCRシステムによる処理を行います。OCRにより、画像データから読み取るべき文字列がどこにあるのかを判断します。文字列がどこにあるのかを判断するには、あらかじめ設定されたフォーマットを利用する場合や、AIが学習したデータを利用する場合もあります。

読み取るべき文字列として認識された部分から、文字のまとまりを1行ごとに分解します（行の切り出し）。行ごとに分解したら、それをさらに1文字ずつに分解します（文字の切り出し）。

分解した文字を認識する段階です。まずは、1文字ごとにその形状から変換候補をあげ（マッチング）、最も該当する可能性が高い文字を判断します。

なおOCRシステムで認識した結果は、最終的に人が確認し、変換ミスの修正が必要です。

解析結果を出力する段階です。文字の解析をして作成したテキストファイルだけでなく、さらに必要に応じてExcelやWordなどのファイル形式に変換して出力ができます。

OCRを導入することで、業務上さまざまな効果があります。

OCRの導入により、これまで手作業で行っていたテキストデータ化の作業の時間と手間を大幅に削減できます。また、RPAと連携することでデータベースへの入力を自動化でき、作業時間もさらに短縮できます。

変換の最終段階では従業員による確認作業も必要ですが、すべてを手入力していたことと比較すると確認にかかる手間も大幅に削減できます。

RPAとの連携については、次の記事をご参照ください。

OCRの導入によって、従業員の作業量や作業時間を大幅に削減できます。それによって、従業員の負担やストレスを大きく軽減することが可能です。

OCRは、文字認識を行ったデータをテキストファイルだけでなく、さまざまなファイル形式で保存可能です。それによって、文字認識を行ったデータを次の処理を行うシステムに連携し、データ入力を効率化することができます。また、ファイルの保存や情報の更新、情報を再利用して新しいドキュメントを作成するといったことも容易になり、活用の幅が広がります。

画像データのままではなく、テキストデータにすることで全文検索が可能になり、必要なときにはすぐに参照することが可能です。これは業務効率化にもつながります。

データ入力・確認という単純作業が減ることで、従業員はその時間を別の作業にあてることが可能です。そこで、本来業務やよりクリエーティブな業務により多くの人員を配置できます。

OCR処理による文字認識のメリットについては、次の記事もご参照ください。

OCRは、企業では次のようなシーンで活用されています。

• 経理・会計業務
  紙の注文書や請求書をOCR処理してデータに変換します。AI-OCRを導入すれば、取引先ごとに異なるフォーマットの帳票でも読み取り可能です。データに変換することで、従業員が一から手作業でテキストデータ化を行う必要がなくなり、テキストデータの確認・修正のみとなるため、作業時間の大幅削減に加え、その後の処理を行うシステムへの入力ミスや抜け漏れの削減も可能です。
• 申込・登録・申請対応業務
  サービスの入会申込や会員登録、保険の申請などの書類も、OCR処理を行うことでテキストデータ化が可能です。これらの書類は業界によっては手書きの項目が多いため、手作業でのテキストデータ化は大変な苦労が必要でした。特に手書き文字に特化したAI-OCRであれば、作業量や時間を大幅に減らすことができます。
• その他
  紙の書類やメモなどからデータを抽出し、データベースを作成できます。これを部署全体、もしくは全社で共有し、ナレッジベースとして利用することも可能です。

これらの使い方は、業種・業界を問わずさまざまな企業で利用できます。

また、OCRにRPAを組み合わせることで、データ入力から処理までのワークフローを自動化し、さらに大きな業務効率化につなげることも可能です。

RPAとの連携については、次の記事をご参照ください。

帳票などの紙の書類は、作成に手間がかかるだけでなく、データ入力時のミスや抜けもれによる手戻りが生じやすいという課題があります。また、紙の帳票はそのままではデータとして活用することもできません。

そこでOCRを導入し、内容をテキストデータにすれば、業務効率が向上するだけでなく、修正も容易になり、ミスによる手戻りを減らすことも可能です。