ノウハウ 制度紹介

公開日：2024 / 6 / 21

2022年施行の改正電子帳簿保存法の宥恕期間が終了し、2024年からは原則的に電子取引データ保存の義務化に対応しなければなりません。これを機に、改めて電子帳簿保存法に正しく対応できているのかを見直す企業もあるでしょう。

電子帳簿保存法の対象書類はさまざまです。今回はその中でも注文書にフォーカスし、電子帳簿保存法に基づき正しく保存する方法や注意点などを紹介します。

2022年施行の改正電子帳簿保存法により、取引関係書類のうち、電子取引を行ったものは電子データ保存が義務づけられています。2023年12月末までは2年間の宥恕期間がありましたが、2024年1月からは、原則完全義務化されました。

そのため、これまで紙に印刷して保存していた企業も、データのまま保存しなければなりません。

特に注文書に関しては、主に以下のような改正があります。

• スキャナー保存を行う前に必要だった所轄税務署長への事前承認が廃止された
• スキャナー保存や電子取引データ保存において、タイムスタンプ付与期間や検索要件などの要件が緩和された
• スキャナー保存における適正事務処理要件が廃止された
• スキャナー保存においてデータに関する不正があった場合、重加算税の加重措置が整備された
• 電子取引データ保存において適正な保存を担保する措置の見直しが行われた

他の改正内容を含めて詳しく知りたい方は、下記国税庁の資料でご確認ください。

電子帳簿保存法全体の概要については、次の記事をご覧ください。
> 「電子帳簿保存法をわかりやすく解説！必要な対応とは」

電子帳簿保存法における保存方法は、「電子帳簿等保存」「スキャナー保存」「電子取引データ保存」の3つに区分されます。注文書の保存方法は、このうちスキャナー保存と電子取引データ保存の2つの方法が該当します。

希望する企業は、紙で受領した注文書や紙で送付した注文書の写しを、スキャナーで読み取って電子データ化し、保存することが可能です。

なお、スキャナー保存の対象書類は、次の2種類に分けられます。

• 重要書類：資金や物の流れに直結・連動する契約書や納品書など
• 一般書類：資金や物の流れに直結・連動しない見積書や注文書など

スキャナー保存をする際は保存要件を満たす必要がありますが、注文書も含め一般書類については、一部の要件が緩和されています。スキャナー保存に係る保存要件を表にまとめました。

保存要件についての詳細は、必ず国税庁の資料でご確認ください。

また、スキャナー保存については、下記の記事も参考にしてください。

紙の注文書を電子データ化する方法については、次のような記事もご覧ください。

取引先と電子データでやり取りした注文書は、電子データのまま保存しなければなりません。これは、2024年1月よりすべての企業に義務づけられています。

電子データ取引保存にも、保存要件が定められています。

• 改ざん防止のための措置をとること

  具体的には、次のような方法があります。

  • タイムスタンプを付与する
  • 訂正･削除の履歴が残るシステムで運用する
  • 改ざん防止のための事務処理規程により運用する

  ※ 電子取引データに関する事務処理規定のサンプルは国税庁でも用意されています。

  参考：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

• 日付、金額、取引先などの項目で検索できること
• システムの説明書やディスプレイ、プリンター、周辺機器の説明書などを備え付けていること

  詳細は、下記国税庁のパンフレットでご確認ください。

  参考：電子取引データの保存方法をご確認ください｜国税庁

注文書、請求書、領収書などの国税関係書類は、一定期間保存することが義務づけられています。下記のように、法人と個人事業主で保存期間が異なります。

法人税法に基づき、注文書を発行または受領した事業年度の確定申告期限の翌日から7年間、保存する必要があります。ただし、次の場合は10年の保存が必要です。

• 青色申告法人で赤字決算の場合
• 青色申告書を提出しなかった事業年度に災害損失欠損金額が生じた場合

個人事業主の場合、所得税法に基づき保存期間は5年です。赤字で所得税の確定申告を行わなかった事業年度も、注文書などの国税関係書類を保存しておく必要があります。

これらの保存期間は、守らなくても明確な罰則規定はありません。ただし、ペナルティーとして青色申告者の承認を取り消されることがあります。

また、書類が保存されていなければ取引の証明ができないため、申告時に計算の根拠がないと内容が否認される可能性があります。場合によっては推計課税（※）の対象になる可能性もあるでしょう。

※ 推計課税…帳簿書類がなく正しい売上や経費がわからない場合に、それらを推定して計算され、納税額を定める方法

電子帳簿保存法に基づいて注文書を保存する場合には、次のような部分に注意しましょう。

注文書は、受け取った形式のまま保存するのが原則です。紙の注文書は紙のまま、電子データで受け取った注文書は電子データのままで保存します。

ただし紙の注文書については、企業が希望すればスキャンして電子データ化して保存することも可能です。その場合は、スキャナー保存の保存要件を満たす必要があります。

電子取引データ保存やスキャナー保存をする場合は、保存要件を満たすために環境を整える必要があります。具体的にするべき対応は状況によって異なりますが、例えば次のようなシステム・ツールの導入が必要になることが考えられます。

• 保存している帳簿のデータを表示・印刷できるモニターやプリンター
• タイムスタンプを付与する機能のあるシステム、あるいは訂正・削除の履歴が残るシステム
• 入力作業の負担を軽減するOCRツール（スキャナー保存の場合）

注文書も含め一般的な帳票の管理については、次の記事を参考にしてください。
> 「適切な帳票管理とは？企業活動の円滑化に役立つポイントを紹介」

2024年1月からは、注文書を電子取引でやり取りした場合は、電子取引データで保存しなければなりません。すでに対応していると思われますが、今一度要件が守られているかどうかを確認しておきましょう。

一方、まだ紙でのやり取りをしている企業もあるかもしれません。紙でのやり取りの場合は紙のままでの保存が原則ですが、保存要件を満たした上でのスキャナー保存も可能です。

今後一層、社会全体でデジタル化への流れが加速すると予測されます。企業においてもペーパーレス化に積極的に取り組む必要があり、紙で保存する明確な理由がない場合は、スキャナー保存がおすすめです。

その際の作業負担を軽減するのに便利なのがOCRツールです。紙の注文書を読み取りテキストデータに変換して、システムに入力しやすい形にします。データ入力の手間や時間削減し、ミスも大きく削減可能です。その後のデータ活用の幅も広がります。

パナソニック ソリューションテクノロジーでは、注文書・請求書などのOCR処理を得意とする「WisOCR for 注文書・請求書」をご提供しています。スキャナー保存の際の負担を軽減したい方は、お気軽にご相談ください。