ノウハウ

公開日：2024 / 6 / 12

業務のデジタル化が進んでいますが、取引先とのやり取りなど、FAXを使う場面が残っている企業もあるのではないでしょうか。FAXで受信した文書は印刷した紙や画像ファイルの形になっているので、受信した後に仕分けやデータ入力などの手間がかかってしまいます。そのため、FAX文書のやり取りが業務フローのボトルネックになっているという企業も多いでしょう。

そこで役立つのがOCRツールです。OCRツールをFAXと組み合わせることで、FAXで受け取った文書をデータ化できます。データ化すればそのまま業務システムに入力できるので、大きな業務効率化が可能です。

今回は、OCRツールを導入して受信したFAXの処理を効率化する方法とそのメリット・デメリット、ツールの選び方などを紹介します。

注文書や請求書など、企業間のやり取りはまだまだFAXで行われているケースも多いでしょう。しかしFAXでのやり取りには、いくつもの課題があります。

FAXで受信した文書には、次のような課題があります。

• 用紙やインキ代、出力した文書を分類して保管する場所の確保など、さまざまなコストや手間が発生する
• 受信した紙の仕分けやデータ入力の手間がかかる
• 検索しにくく、必要な場合に欲しい情報をすぐに探し出せない
• 手書き文字は読みづらく、情報の伝達ミスのリスクがある

FAX文書は以上のように、処理が非効率になりがちなことが大きな課題です。課題解決のためにはFAXで受信した文書の処理を効率化する方法が求められます。

受信した文書の処理を効率化するには、次のような方法が考えられます。

• OCRツールの導入

  OCRツールを導入し、受信したFAX文書の内容をデジタル化します。FAX文書を紙にして保存することも、FAX文書をPDFファイルにしてペーパーレス化することも可能です。

• FAXサーバーの導入

  ファイルをFAX文書として送受信できるサーバーを導入し、FAX文書をデジタル化します。

• クラウドFAXサービスの導入

  インターネット経由でFAX文書の送受信を行うサービスを導入し、FAX文書をデジタル化します。

• ECサイトの構築や受注管理システムの構築

  顧客とのやり取りをデジタル化し、FAXの利用を中止します。この方法は顧客の作業も変化するので、事前に承諾が必要です。

どの方法でも、FAXの内容をテキストデータにして、そのままデータ入力や仕分けなどの後処理を行えるため、大きな業務効率化になります。内容をデータ化することで、検索が容易になるのもメリットです。

FAX文書の処理の効率化については、次の記事も参考にしてください。

FAX文書の処理を効率化する方法の中でも、おすすめはOCRツールです。OCRツールなら、次のように、手間やコストを抑えて気軽に導入できます。

• 顧客側の作業は変わらないので導入しやすい
• 導入に、サーバーの構築やシステム開発などの大きな手間や費用がかからない
• 多くの場合は既存のハードウェアを利用できるので、ソフトウェアだけを導入すれば済む

利用するFAXは、専用機でも複合機でもかまいません。必要な機能・仕様を満たしていれば既存のハードウェアを利用できます。

またOCRツールにクラウドFAXサービスを組み合わせることで、さらに効率的な処理が可能です。

FAX文書をOCR処理するには、2つの方法があります。

• FAX文書を紙に出力し、紙をスキャンしてOCR処理を行う方法
• FAXで受信した画像データをOCR処理する方法

FAX文書のOCR処理には、次のようなメリットとデメリットがあります。

OCR処理でデータ化するメリットには、次のようなものがあります。

• 手作業でデータ入力を行う必要がなくなり、データ入力の手間と時間を削減できる
• データ入力の作業時間を削減できる
• 手作業を減らすことで、入力ミスを削減できる

以上のメリットに加え、FAX文書をデータ化することで、次のようなメリットも生まれます。

• データ検索が可能になり、すぐに必要な書類を取り出せる
• 紙の書類を処分できる、または紙の書類が不要になるのでペーパーレス化を推進できる
• ペーパーレス化を実現でき、テレワークの推進につながる
• 紙に印刷せずに直接データ化すれば、印刷コストの削減につながる
• 書類のファイリング、保存、管理の手間やスペースも削減できる

その他、文書のデータ化のメリットについては次の記事も参考にしてください。

ただし、FAX文書のOCR処理には、次のようなデメリットもあります。

• OCRツールの導入費用がかかる

  必要なものはOCRツールだけですが、導入コストがかかります。しかしFAX文書の処理を大幅に効率化できるため、長期的にみれば導入効果がコストを上回ります。

• AI-OCRを導入しても、誤認識がゼロになるわけではない

  OCR処理後には、読み取りが正確にできているか確認しなければなりません。OCRツールには、誤認識を簡単に修正できるツールがあります。手作業で入力したデータを確認するときのような大きな手間はかかりません。

FAX文書のデータ化に使うOCRツールには、どのようなツールが向いているかを確認します。

FAX文書をOCR処理するには、AI-OCRが向いています。AI-OCRなら、次のような機能があるからです。

• 従来のOCRツールよりも精度が高い
• 読み取り前に、受信したFAX文書のノイズを除去できる
• FAXでよくみられる、かすれた文字や癖字も読み取れる
• 企業によってフォーマットが異なるような非定型の帳票も処理できる
• パターンマッチングにより、拡大/縮小された画像や傾きのある画像も処理できる
• 学習によって読み取り精度が向上する

AI-OCRについて詳しくは、次の記事を参考にしてください。

データ連携機能があれば、受発注の帳票などから必要な項目を読み取ったうえで、自動的に後処理を行うシステムにデータを入力することが可能です。これは大きな業務効率化につながります。

OCRツールには、買い切り型のアプリケーションやサブスクリプションで提供されるクラウドサービスなど、さまざまなタイプがあります。

初期費用、ランニングコスト、サポート料金までを考慮し、自社の目的にあわせて適切なコストのものを選びましょう。

受発注書や請求書など、帳票には機密情報が多いものです。そのため、内容が漏えいしないように、セキュリティ対策がしっかりしたツールを選びましょう。

社内の業務をデジタル化して効率化を進めているものの、FAXに関連する業務だけは効率化できていないという企業もあるでしょう。FAX文書は取引先とのやり取りで使われることが多く、自社の都合だけで業務フローを容易に変更するわけにはいかないといった事情もあるのではないでしょうか。

しかしOCRツールを導入してFAX文書をOCR処理すれば、社内でFAX文書をデータ化して処理を効率化できます。取引先とのやり取りを変更する必要もありません。適切なOCRツールを活用して、FAXに関連する業務の効率化を図ってはいかがでしょうか？

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