ノウハウ 活用例

公開日：2023 / 10 / 27更新日：2024 / 1 / 19

さまざまな業界でペーパーレス化が推進されている一方で、実際には紙の帳票や書類の処理に悩まされている企業も少なくありません。人手不足が深刻化するなかで、繁忙期には長時間の作業が必要となるケースも見られます。残業を減らすためにも、紙の書類をデータ化する工数や処理する時間を削減したい企業は多いことでしょう。そのような課題は、AI-OCRの導入で紙書類のデータ化の時間を大幅に削減することで、解決につなげられます。

ここでは、AI-OCRを利用したバックオフィス業務の効率化について紹介します。

AI-OCRを導入することで、バックオフィス業務では次のような効率化が期待できます。

• データ入力・確認作業の負担や作業時間の削減
  データ入力作業を自動化することで、社員の作業負荷を軽減することが可能です。作業量、ひいては作業時間が削減され、また入力ミスの低減も期待できます。
• 検索性の向上
  AI-OCRで書類をテキストデータ化することで、ファイル名・フォルダ名だけでなく、本文も含めた全文検索が可能になります。膨大な書類の中から必要な書類を簡単に参照することができるようになります。
• データの共有、加工の容易性向上
  書類をテキストデータ化すれば、編集・加工・再利用なども容易になります。データ共有も容易になるため、テレワークへも対応可能です。
• 保存・管理が容易
  書類をデータ化することで、電子ファイル（文書）で保存できます。これによって保存スペースが不要になり、検索もしやすくなり、書類の管理業務も楽になります。

OCR導入のメリットについては、次の記事も参考にしてください。

最近AI-OCRが注目されているのには、次の2つの理由があります。

近年AI技術が大きく進歩し、さまざまな分野で活用されています。OCRも例外ではなくAIを搭載することで飛躍的に高機能化が進んでおり、さまざまなAI-OCRサービスがリリースされています。
AI搭載による主に高機能化している部分は次の通りです。

• 活字の認識精度が向上
• 手書き文字の高精度な認識が可能
• 書類の認識範囲を特定することが可能
• 非定型の帳票認識が可能

これによって、文字の読み取りの大部分を自動化できるようになっています。

働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大により、在宅勤務やリモートワークが普及しました。しかし書類が紙のままでは、処理するために出社しなければならず、なかなか業務効率化が進みません。
そのため、業務に必要な書類のデータ化や業務全体のペーパーレス化が進んでいます。
こうした書類のデータ化・ペーパーレス化には、OCRが非常に効果的です。中でも、より効率的に書類を電子化できるAI-OCRが注目されています。

ここでは、AI-OCRの活用例を紹介します。

業界・業種問わず、注文書や見積書の処理でお困りの方は多いのではないでしょうか。_AI-OCRは、顧客によって異なるさまざまな形式の帳票も、読み取ってテキストデータに変換可能です。
これにより顧客から送られてきた注文書や見積書などのデータを販売管理ステムへスムーズに連携することができ、社員の作業量や人的作業による入力ミスの大幅削減を実現します。
またシステムに蓄積されたデータを分析することで、仕入れの最適化に活かすことも可能です。

研修、レビュー、講習会、市場調査などのアンケート集計や、さまざまな申込書の転記作業などにもAI-OCRが効果を発揮します。大量の手書きのアンケートや申込書も、AI-OCRで自動的に読み取ってデータ化し、各種管理システムと連携できるCSVとして出力可能です。このデータを集計・分析を行うシステムに入力することで、作業の大幅な効率化が可能です。

勤怠表を手書きで運用している場合、担当者が月末あるいは週次でメンバー全員の勤怠情報を手入力しており、作業時間や手間が大きな負担になっているようなケースがあります。しかし、この場合もAI-OCRがあれば、手書きの勤怠表をテキストデータ化し、勤怠管理システムにデータを連携することができます。データ入力から勤怠管理、給与計算の作業を大幅に削減可能です。

AI-OCRの導入には、次のようなポイントがあります。

AI-OCRは、製品によって得意分野が異なります。そのため、どのAI-OCRでも同じように効果があるとは限りません。まずは効率化したい業務に最適なAI-OCRを選定することが不可欠です。
どのような書類をデータ化したいのか、その対象を決めると選びやすいでしょう。

AI-OCRに限らず、システムは導入して終わりではありません。スムーズに運用されて業務効率化が実現されることが重要です。しかし、社員が使いやすいシステムでなければ、スムーズに運用できません。導入時には実際に試してみるなど、使いやすさも確認しましょう。
また操作性や機能性だけでなく、導入を想定している業務で使いやすいかも重要になります。手書きの帳票を読み取りたいのであれば、手書き文字の読み取り精度が高いAI-OCR、ある種類の帳票に特化して対応したい、たとえば注文書の処理だけ行いたい場合は、その帳票に特化したAI-OCRを選ぶのがおすすめです。

近年、RPAを搭載した業務システムを導入している企業も増えてきています。RPAとAI-OCRを組み合わせることで、紙書類のデータ入力業務を効率化することが可能です。さらに、AI-OCRで出力したテキストデータを既存システムへ連携したり、処理したりなどの工程も自動化できます。
RPAとの連携については、次の記事で取り上げていますので、よろしければご参考ください。

業務効率化は社員の作業時間を大幅に削減し、人手不足に苦しむ企業に大きな効果をもたらします。しかし、多くの企業では業務のすべてをいきなりデジタル化することは難しいでしょう。
しかし、デジタル化の第一歩としてAI-OCRを導入することで、現場の従来の業務フローを残しながら紙書類の処理業務を効率化することができます。作業のすべてをデジタル化するよりも導入しやすく、データ入力・確認・修正にかかる工数とコストを大幅に削減可能です。
AI-OCRと既存のシステムをうまく連携させることが、業務効率化の第一歩となるでしょう。