制度紹介

公開日：2024 / 3 / 29

電子帳簿保存法は、税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルールなどを定めた法律です。同法律では電子的に作成された帳簿や書類、紙で作成・受領した書類、電子取引に関わる書類それぞれの保存方法が示されています。

今回は、電子帳簿保存法の対象となる帳簿や書類の種類と保存方法、電子帳簿保存法の対象外となる書類や、対応時の注意点などを紹介します。

電子帳簿保存法とは、税法上保存が定められている帳簿や書類について、規定された要件のもとで、紙ではなく電子データによる保存を可能とする法律です。

電子帳簿や電子化した書類などについての保存を容易にし、電子的な手段によって効率的かつ適切な管理を促進する目的で制定されました。企業側が対応するメリットとしては、業務効率の向上のほか、書類の保管コスト・スペースの削減や情報管理体制の合理化などがあります。

電子帳簿保存法における保存方法は、電子帳簿など保存、スキャナー保存、電子取引データ保存の3つに区分されています。

電子帳簿保存法の概要については、「電子帳簿保存法をわかりやすく解説！必要な対応とは」をご覧ください。

電子帳簿保存法における保存方法の3区分は次のとおりです。

• 電子帳簿など保存：パソコンやシステムなどにより電子的に作成した国税関係帳簿書類を電子データとして保存する

  最初から一貫して電子データで作成した国税関係帳簿種類については、電子データのまま保存できます。ただし、システムに関連する書類を備え付ける、ディスプレイやプリンターについて操作説明書を備え付けるなどの要件を満たす必要があります。

  要件の詳細は、国税庁の資料でご確認ください。

  参考：はじめませんか、帳簿書類の電子化！｜国税庁

• スキャナー保存：紙の国税関係書類をスキャナーで読み取り電子データ化して保存する

  取引上発行した書類や受領した書類が紙の場合に、スキャナーを使って電子データに変換し、保存できます。その場合にはスキャナー保存に関する要件として200dpi以上の解像度で読み取ること、保存の際にはタイムスタンプの付与または、訂正や削除が行われた際に履歴が残るシステムを利用することなどが求められます。

  要件の詳細は、国税庁の資料でご確認ください。

  参考：はじめませんか、書類もスキャナ保存！｜国税庁

  また、「電子帳簿保存法におけるスキャナー保存とは？そのポイントを解説」も参考になります。ぜひご覧ください。

• 電子取引データ保存

  メールやECサイトなど電子的な方法を通じて取引された内容については、電子データで保存しなければなりません。タイムスタンプの付与、あるいは事務処理規程を定めて守るといった改ざん防止の措置などを講じる必要があります。

  電子取引データ保存に関して講ずるべき措置についての詳細は、国税庁の資料でご確認ください。

  参考：電子取引データの保存方法をご確認ください｜国税庁

  電子帳簿など保存、スキャナー保存については任意とされていますが、電子取引データ保存については、2024年1月1日以降原則義務となります。

  電子帳簿保存法の対象書類と、該当する保存方法は以下のとおりです。

電子帳簿保存法の改正により、多くの書類の電子データでの保存が認められるようになりましたが、対象とならない書類もあります。

帳簿に関しては、“最初から一貫してコンピューターを使用して作成するもの”のみが電子帳簿など保存の対象となり、手書きで作成した帳簿は電子データでの保存ができないため、書面での保存が必要です。

なお、手書きで作成した国税関係書類や紙で受領した国税関係書類は、電子帳簿など保存の対象にはなりません。しかし、希望によりスキャン後に画像データとして保存する場合は、スキャナー保存の対象にはなります。

電子帳簿保存法に対応する際は、次のような点に注意する必要があります。

電子帳簿保存法では、取引の種類や内容に応じて、適切な保存方法を選択する必要があります。まずは各書類の保存方法について決定することが重要です。

保存方法を決定する際には、以下の点に注意します。

• 取引ごとの状況を把握する

  取引の種類や内容、取引先との契約条件などを確認し、将来性も考慮しながら保存方法を検討します。特に電子取引については、電子データによる保存が義務化されているため、念入りな確認が必要です。

• 各保存が的確に行われるようルールや業務フローを整備する

  保存方法が決定したら、各保存が的確に行われるようルールや業務フローを整備します。電子データ保存への移行にともない手順が大きく変わる可能性があるため、変更点を周知徹底しながら混乱を回避し、漏れや誤りの防止に努めましょう。

  保存方法に関して具体的には、以下の内容を検討する必要があります。

• 保存期間

  保存期間は、各書類の重要度や法令上の要件を考慮して決定します。例えば、保存期間は原則として7年間ですが、取引の重要度や法令上の要件によっては、それ以上の保存が求められる場合があります。

• 保存場所

  保存場所は、セキュリティや災害対策の観点から決定します。メディア、社内のサーバーやクラウドストレージ、あるいは電子帳簿保存法に対応した市販のシステムなど、BCP対策も考慮しながら安全かつ適切な場所を検討します。

• 保存責任者

  保存責任者は、各書類の保存の管理を一任されます。電子帳簿保存法に精通した責任者を任命し、保存方法の変更手続きを定めます。

  保存方法を変更する場合は、変更手続きのルールを定め、企業内で統一性をもって行いましょう。

2024年1月1日より、電子取引における取引情報の電子保存が原則となりました。何らかの理由で紙による管理を続ける場合は、以下の点に注意が必要です。

• 保存場所は、セキュリティや災害対策の観点から、安全かつ適切な場所を検討する
• 整理方法を工夫し、必要に応じてただちに閲覧できるようにしておく
• 電子データへの移行を順次検討する

電子帳簿保存法の要件を満たしておらず、故意・意図的な行動であると認められた場合は、青色申告の承認取り消し、推計課税、追徴課税などのペナルティを課せられる可能性があります。

また会社法の規定に違反したことに対して、会社またはその代表者に行政罰が科されるかもしれません。過料の額は、100万円以下と定められており、違反の程度に応じて裁判所が決定します。

会社法適用による過料の対象となる書類関連の主な違反は、以下のとおりです。

• 帳簿・書類を備え付けなかった場合
• 帳簿・書類を保存しなかった場合
• 帳簿・書類を正しく備え付けなかった場合
• 帳簿・書類を正しく保存しなかった場合

電子帳簿保存法および会社法について、法令順守を徹底し、要件を満たす保存体制を構築することが重要です。

電子帳簿保存法の対象となる帳簿や書類は、保存が求められる範囲全体に及びます。これまで紙ベースで保存していた関係書類をデータ保存に移行することで、保管スペースの軽減や作業の省力化、検索性の向上などさまざまなメリットも生まれます。

一方で電子保存を行う際には、電子帳簿保存法の要件を確実に満たすことが必要です。手書きの注文書や請求書など作業負担の大きな書類の電子化にあたっては、AI-OCR「WisOCR for 注文書・請求書」の活用がおすすめです。

AIが自動で各書類の基本情報をデータ化し、電子帳簿保存法で求められる項目（取引金額や取引先など）も自動取得ができます。電子帳簿保存法にしたがった各種書類の電子化を検討の際には、ぜひご活用ください。