ノウハウ

公開日：2023 / 10 / 27更新日：2024 / 1 / 19

業務の自動化には、ITツールをうまく活用していくことが重要です。一方でITツールの導入やデジタル化に対してコスト面や操作性への不安を抱えている方も少なくないのではないでしょうか。しかしITツール導入やデジタル化には、マイナス面だけでなく、長期的に考えれば、業務の効率化や社員の負担軽減などさまざまなメリットが期待できます。

この記事では、業務自動化の概要や手法、自動化に向いた業務、メリットや導入のステップなどを解説しています。さらに、そのネガティブなイメージを検証しているので、業務自動化に取り組みたい、アナログ作業に課題を感じているという方は参考にしてください。

業務の自動化とは、人間がしていた作業をIT技術に委ねることで、作業に必要な時間や工程などを削減することです。これにより大きな業務効率化につながります。

今、なぜ業務の自動化が求められているのでしょうか。それは業務の自動化により、企業が抱えている課題の多くを解決できるからです。

• コスト削減、作業負担軽減、作業時間短縮、人材不足、長時間労働の解消などが可能
• デジタル化の推進によりDXを進めるための準備が可能

業務の自動化によく使われる手法と、自動化に向いている業務を紹介します。

業務の自動化には、次のような手法がよく使われます。

• マクロの活用
  Microsoft Excelなどでよく使われます。アプリケーション内で、手作業で行っていた複数の操作をまとめて自動化するものです。
• システム構築
  プログラミングにより業務に合わせたシステムやソフトウェアを作成し、その部分を自動化します。
• RPAツール
  PCで行う作業を自動化できるツールです。連続したPC操作をまとめ、自動化できます。
• OCR
  活字や手書き文字で記載された書類の画像データを読み込み、テキストデータとして抽出し、手打ちで入力するプロセスを自動化します。
• チャットボット
  ロボットが質問に対してチャット画面上で自動回答を行うツールです。社内外からの問い合わせ対応を自動化できます。
• AIツールの導入
  音声認識、OCRからのデータ入力、チャットボットなどにAIを組み合わせることで、分析や回答などの精度を向上できます。
• ChatGPT
  高性能な対話型AIである「ChatGPT」では詳細な指示を入力すると、キャッチコピーや企画案の提案や文章の要約、さらにはプログラミングコード、Excel関数の生成などが可能です。さまざまな社内業務の効率化に活用することができます。

OCR処理による文字認識のメリットについては、次の記事も参考にしてください。

またRPAとの連携については、次の記事を参考にしてください。

自動化による効率化は、基本的にルーティンワークや単純作業に向いています。

• データ収集・集計・分析
  OCR / AI-OCRやマクロを利用し、データ入力を自動化できます。
  また、業務に合わせたシステムを構築すれば、データの集計・分析が可能です。RPAツールを導入すれば、データ入力から分析までを自動化することもできます。
• リマインドメール、アラート
  システム構築により、購入後の確認メール、イベント前の通知メールなど、顧客対応や業務に必要なメール送信を自動化できます。
• バックオフィス業務
  システム構築により、経理、人事などバックオフィス業務の多くを自動化できます。各部署での事務作業も、OCR/AI-OCRやマクロの活用でデータを自動入力するだけでなく、マクロやRPAによりデータ処理や分析も自動化することが可能です。
  さらにチャットボットやAIツールを導入することで、社内外からの問い合わせ対応も自動化できます。
• 文書やメールの作成
  ChatGPTを活用して、議事録や提案書、メールなどの作成を自動化できます。文書に入れたい要素を指示してChatGPTに体裁を整えてもらうこともできますし、アイデア出しを代わりに行ってもらうことも可能です。

業務効率化のイメージについて検証します。

業務自動化により、具体的にどのようなメリットがあるかを紹介します。

• 業務効率化、コスト削減

  業務を自動化することで人間の作業時間が減り、長時間労働の削減ができます。
  たとえば茨城県ではRPA導入による業務自動化で、事務作業に関する職員の業務時間を58,593時間から22,810時間への低減に成功し、35,783時間もの削減を実現しました。

  引用：令和元年度RPA（ソフトウェアロボットによる業務自動化）導入による効果について ｜ 茨城県

  また、1日8時間も要していたデータ入力作業を3.2時間へと大幅に削減した例もあります。

  引用：RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）をAPAMANグループが採用 ｜ APAMAN

  このように、業務の効率化だけでなく大きなコスト削減にもつながります。

• 人的ミスの防止

  作業を自動化することで人的作業がなくなり、大幅にミスを低減できます。
  実際にデータ転記の業務を自動化した結果、ミスが0％になった事例もあります。

  引用：自動化で作業時間を80%削減！ルーチンワークからの解放による業務改善の加速 | アシスト

• 社員の負担軽減

  作業時間が減ることで社員の作業負担が軽減します。これはストレスの軽減、メンタルヘルス対策としても効果的です。

  RPAツールを使ってルーティン業務を自動化した会社では、これまで夜遅くまで残業することも多かった部署の社員が、自由に休みを取れるほどゆとりある働き方ができるようになりました。

  引用：年間で949時間のＥＣ業務を削減！ - 株式会社アイズコーポレーション ｜ RPA - Robo-Pat DX

• 業務の属人化を解消

  自動化・システム化することで、その分野に詳しい専門家やベテランではなくとも作業が可能になります。属人化の解消につながります。
  稟議の承認者が外出・出張が多く、申請から承認までに1ヵ月ほどかかっていた企業では、承認業務を自動化することで20日程度にまで期間を短縮しました。

  引用：ＫＭバイオロジクス 株式会社のワークフローシステム導入事例 | X-point Cloud

• 生産的業務の増加

  作業時間が減ることで、その分時間に余裕ができます。空いた時間をコア業務やより創造的な業務に振り分けられるため、生産性向上や利益拡大を期待できます。
  たとえばマーケティング支援を行う企業では、経費精算システムを導入して申請業務を効率化したことで、作業時間が8時間から30分まで短縮でき、他の業務に取り組めるようになりました。

  引用：お客様導入事例 スマートキャンプ株式会社 | キーエンス

業務の自動化には、多くの誤解があります。たとえば、次のようなものです。

• 業務の自動化は人間の仕事を奪う
  

  すべての業務が自動化できるわけではありません。高度な判断を要する作業、創造性を要する作業、重要な意思決定など、人間でなければできない作業が残るからです。
  たとえば、OCRを導入してもデータ入力業務は完全には自動化できません。人の目で確認し、修正する必要があります。

  業務自動化はあくまで単純作業を自動化して人間をサポートし、社員がより生産性の高い業務に集中するための余裕を生むものだと言えるでしょう。

• コストがかかる
  業務自動化にはシステムやツールの導入が効果的です。その分のコストは省くことができません。
  しかし業務自動化を行うことで、人件費やミスによる手戻りなどが大きく減るため、結果的にコスト削減にもつながります。
• システムを使うのが面倒、今より手間が増える
  システム導入により業務フローが変わる場合もあるので、最初は慣れが必要です。しかしシステム導入により人間の作業は大きく減るので、システムの操作に慣れれば手間が減って楽になります。
• 操作が難しい
  システムを敬遠する社員もいますが、最近は直感的に使いやすいシステムも多いです。その中から、より自社の業務に合った使いやすいものを選ぶこともできます。
• 従来のやり方の方が良い
  従来のやり方を変えるのは簡単にはいかないものかもしれません。もちろん従来のやり方が悪いというわけではありません。しかし業務自動化により、従来のやり方の良い部分を残しつつ、さらにより良いやり方を選ぶことができるようになります。

業務自動化に必要なツールの選定から導入は、一般的に、次のようなステップになります。

1. 目的と目標を決める
   業務自動化の目的と目標を決めます。作業時間削減、ミスの削減などです。
   それによって、どの業務を自動化すればよいのかなどの検討に進めます。
2. 業務の洗い出し
   自動化の対象となる業務の範囲を決め、その業務フローにある作業をすべて洗い出して、デジタル化、自動化できる業務を選別します。
   このとき、業務手順を見直して無駄な業務を削減しておくと、より大きな効果が得られます。
3. 業務自動化の手法とツールの選定
   業務の自動化を実現するには、どの手法やどのツールを導入するのかを決定します。
4. 導入テスト
   手法やツールを導入する前には、導入テストが必要です。必要に応じてカスタマイズやプログラミングを行い、一部の部署や一部の業務で導入テストを行います。
   そこで検証を行って不具合を洗い出すことで、トラブルやイレギュラーへの対策が可能になります。
5. 導入
   不具合対策をしたツールをより広い範囲に展開し、運用します。
6. 定期的な見直し
   運用しながら、十分な効果があるか、ツールが現状に合っているかなどを定期的に見直し、改善を行います。

業務自動化を行えば、社員の作業時間が大きく減り、コスト削減につながります。AI-OCRとRPA、業務システムを組み合わせることで、作業の多くを自動化でき業務の負担を減らせます。特に経理部門など定期的に繁忙期が訪れ、長時間労働が発生しがちな部署では大きな負担軽減になるでしょう。
業務自動化についての誤解を解消できれば、ツールの導入と業務自動化を進め、業務効率化と人手不足解消を実現しましょう。