ノウハウ

公開日：2023 / 5 / 31更新日：2024 / 1 / 19

請求書や領収書といった帳票や、報告書、調査資料など、ビジネスにはさまざまな紙文書がつきものです。しかし紙文書はデータとして利用する際、転記など何らかの入力作業が発生し、そのたびに人手を必要とします。特に、紙文書を多く扱う経理などのバックオフィスでは、入力作業のために費やす人手と時間が多くなっているのではないでしょうか。そこで、業務効率化のためのツールとしてOCRを取り上げます。人手をかけずに紙文書をデジタル化できるOCRツールは、入力作業の負担を大きく軽減します。本記事では効果的に利用できるよう、OCRツールの分類や選定のポイント、導入時の注意点などを解説します。

OCRとは「Optical Character Reader（またはRecognition）」の略で、日本語では光学文字認識といいます。画像データからテキスト部分を認識・抽出し、デジタルの文字データに変換する技術のことで、現在、OCRツールには従来型のOCRと人工知能（AI）を搭載したAI-OCRがあります。

前述のとおり、紙文書や画像データ上の手書き・印刷された文字をイメージスキャナーやデジタルカメラなどで読み取り、デジタルの文字データに変換することができるツールです。ただし従来型のOCRツールには、手書き文字の認識率が低い、読み取りフォーマットへの対応が必要という2つの課題がありました。

AI-OCRとは、AI（人工知能）を搭載したOCRツールのことです。従来型のOCRツールに機械学習、または深層学習の学習機能を付与したもの、と思ってよいでしょう。

OCRとAI-OCRの技術的な違いに関して、詳しくはこちらの記事もご一読ください。

OCRツールを選ぶには、どんなポイントに注意すればいいのでしょうか。ここでは、7つのポイントを紹介します。

OCRツールにはさまざまな機能があります。それぞれの特徴を理解し、自社に合った機能を選びましょう。

• 帳票や書類への対応
  あらかじめ、読み取り対象となる文書の形式に対応しているか、また、事前設定がどの程度必要か
• 文字の種類
  活字の読み取りが得意なのか、手書き文字の読み取りが得意なのか
• 項目の特定
  座標軸や読み取る文字列のルールを設定したり、読み取り範囲を特定したりする必要があるか
• 画像処理
  ノイズを除去する、回転や反転をする、傾き補正をするなど読み込んだ画像に対する処理を行う機能はあるか
• 補正処理
  OCRツールの認識精度を上げる役割を担う機能はあるか
• 読み取り後の確認、修正のしやすさ
  OCRツールの認識精度は100%にはならないため、最後には目視による確認と必要に応じた修正が必要になる。確認や修正がしやすいか

現場で活用するためには、使い勝手がよいかどうかは重要です。業務担当者が使いやすいツールでなくてはなりません。むやみに高機能で高価なツールを導入しても、使わない機能が多いとかえって使いにくいケースもあります。例えば、読み取った結果が意味不明な文字列になって表示されてしまえば、修正にかえって時間がとられてしまいます。誰でも使えるような、直感的なユーザーインターフェースが理想です。

OCRツールは読み取りと変換のみを行うツールであるため、そのデータを活用するためには、ほかのシステムと連携する必要があります。

OCRが活用できる場面はさまざまですが、例えば経理業務があります。大量の注文書や請求書、経費のレシートなどを手入力していくのは大変な作業です。OCRツールを活用すれば、読み取ったデータを会計ソフトに取り込んだり、レシートを読み取って経費精算システムと連携し、経費申請の手続きを簡便化したりすることができます。

OCRツールによって対応できる言語が異なります。日本語対応だけでなく、ほかの言語にも対応が必要な場合は、当該言語に対応しているツールを選びましょう。特に、海外企業と取引している、海外向けの商品やサービスを取り扱っているなどの場合は、使いたい言語に対応しているかどうかしっかり確認することが必要です。

サポートが充実しているか、費用対効果は適切かということも重要なポイントです。クラウドサービスの場合、買い切り型ではなく初期費用＋月額費用となることも多いため、ランニングコストを考慮する必要があるでしょう。

OCRツールの読み取り精度や処理速度については日々性能が上がっているものの、特に手書き文字に関しては完璧に読み取れるツールはまず存在しません。そのため、読み取りの精度が低いと、その分チェック担当者が誤認識された内容を修正しなくてはならなくなるため、その手間がかかってしまいます。さらに、大量の文書や画像データを読み込む場合には、処理速度も重要です。

ある企業では、全国約200ヵ所に及ぶ営業所の受発注業務を請け負う業務センターに、帳票OCRを導入しました。その結果、平均で1日約1,200件にも及ぶデータ処理の処理ミス件数「ゼロ」を実現。作業時間は7割削減しました。

このケースでも、1件当たりの処理速度が5秒違えば1日では100分の差が発生します。処理件数が多いほど、速度が重要になります。

OCRツールは読み取って終わりではなく、読み取ったデータをほかの業務で活用することが前提です。そのため、帳票画像の「ファイル名自動設定機能」「保存先のフォルダーの自動振り分け機能」「自動分割機能」、などがあると、より業務の自動化を進められるでしょう。

ここでは、OCRツール導入時に気をつけるべきポイントを解説します。

前述のとおり、OCRツールの認識精度は100%ではありません。見比べやすい配置で表示したり、より確認の必要性が高そうな箇所を強調したりなど、ツールの機能によって作業負担の軽減が図られてはいますが、多少は人の手で修正する必要があります。これは学習能力を付与したAI-OCRでも同じで、従来型のOCRに比べるとAI-OCRの方が認識精度が高くなる、また学習によって高まっていく可能性はあるものの、読み取り後に人の目での確認、修正の必要は残ります。

業務で使えるレベルのOCRツールは無料ではないため、費用がかかることを考慮しましょう。選定のポイントでも紹介したように、費用対効果が適切なツールを選ぶことが重要です。

多くのOCRツールでは、帳票のフォーマットを読み取るためにテンプレートを事前に設定しておく必要があります。これにより、帳票の画像データから読み込むべき文字を抽出できるようになります。

機能の箇所でも紹介したように、OCRツールはそれぞれ対応できる帳票が異なります。特に、非定型フォーマットに対応していないOCRツールで、登録していない形式の書類を読み込ませようとすると、大幅に精度が下がってしまうこともあるため、注意が必要です。

多くの帳票は横書きのため、特にAI-OCRの場合、デフォルトの状態では縦書きの学習精度が低いことも考えられます。ただし、縦書きの書類をたくさん読ませることで学習精度を上げられるため、縦書きの書類が多い場合は、意識的にOCRツールの利用頻度を上げていくことが重要です。

OCRには従来型とAI-OCRの2種類があります。近年増えてきているのが、コンピューター側で認識の精度を高められる学習機能が付与されたAI-OCRです。OCRツールを選ぶポイントには、対応している機能や使いやすさ、他システムとの連携、コストパフォーマンスなどがあります。また、導入時には認識の精度が低いこと、学習が進んでも100%正確な認識はできず、ある程度の修正が必要であること、一定のコストが必要なことなども考慮しましょう。

「WisOCR for 注文書・請求書」なら、さまざまな注文書や請求書を事前設定なしで自動認識できます。そのため、紙やPDFなどの画像データで送られてきた注文書や請求書を、一つひとつ手入力することなく簡単かつ自動的にデータ化が可能。販売管理システムなどとも連携して自動でデータを反映してくれるため、作業効率を大幅にアップできます。OCRツールの導入をお考えなら、ぜひ一度ご検討ください。