導入効果 ノウハウ

公開日：2023 / 7 / 21更新日：2024 / 1 / 19

伝票処理業務の効率化に課題を持つ企業担当者も多いのではないでしょうか。取引先から届く伝票、現場が取り扱う伝票にはさまざまな書式があるため、すべてをシステム化することができず、定型的な作業であっても効率化するのは難しいのが現状です。

しかし、帳票OCRを使えば、現状の業務フローを大きく変更しなくても簡単に効率化が可能です。OCR関連の機器やサービスにはさまざまな種類があり、性能や特長が異なりますが、業務や目的に適したツールを選ぶことで、スムーズなOCR導入が実現し、業務効率化や生産性の向上が期待できます。特に伝票業務効率化が目的の場合は、「帳票OCR」を選ばれることをおすすめいたします。

この記事では、帳票OCRの機能や導入効果、導入フローについて解説します。

帳票OCRは、電子データ（PDFやJPEG形式）などから文字を読み取り、編集可能なテキストデータとして出力することができるツールです。

主な機能は以下のとおりです。

帳票OCRは事前に登録されたフォーマットから、読み取り箇所を自動で判断します。

なお、特定の帳票に特化したAI搭載の帳票OCRであれば、事前のフォーマット登録なしで名前、住所、金額、日付などの特定のデータ項目を抽出することも可能です。

帳票OCRは、印刷された文字の形状や特長を解析してテキストデータに変換します。

帳票OCRは、テキストデータと事前に取り込んだマスターデータを突合することで、マスターデータに値がない認識結果の場合に、アラートを上げるような機能があります。これにより認識結果の確認・修正作業を効率化することができます。

帳票OCRは、認識したテキストデータをファイルとして出力します。ファイル形式はCSVやTXTなどの書式で出力されます。出力されたファイルは、データの連携やほかのシステムへのインポートに使用できます。

OCR自体の機能ではありませんが、大量の伝票を扱う帳票OCRでは、スキャン画像のファイル名自動設定や指定フォルダーへの自動振り分けなどの機能もあります。

帳票OCRは製品によって得意分野が異なり、手書き文字の読み取りに強いタイプ、特定の帳票に対応可能なタイプなどそれぞれに特色があります。

伝票処理が得意な、帳票OCRの導入効果は以下のとおりです。

帳票OCRの導入により目視での伝票転記作業を、大きく効率化することができます。

人がする作業は、帳票OCRで自動的にテキストデータに変換された内容が間違っていないかを、確認・修正するだけです。全ての項目を一から手入力するよりも、まずはOCRでテキストデータを抽出してから数パーセント程度の誤認識箇所を、確認・修正するほうが、労力と時間を節約することができます。

帳票OCRを導入することでデータ入力の正確性が向上し、入力ミスや処理の遅れを減らすことができます。

経理業務や受発注業務では、データを目視で入力する人と、入力ミスがないかダブルチェックする人の二人体制で行うことが多いです。

しかし帳票OCRが最初のテキストデータ化を実行するため、ダブルチェックが不要になります。

最初のテキストデータ化を帳票OCRで行い、その内容をさらに人がチェックすることで、より正確に、早く、データ入力業務を進めることができます。

帳票OCRを活用して、OCR処理した帳票画像を管理しやすいファイル名に変更し、指定のフォルダーに保存させることが可能です。

帳票の原本管理業務に付随する、ファイル名の変更や保管フォルダーの作成などの業務が効率化されます。

帳票OCRでテキストデータ化した内容をファイルに埋め込むことが可能です。全文検索できるので、後日の原本確認作業が容易になるでしょう。

一般的な伝票業務において、帳票OCRの導入によってこれらの効果が期待できます。
なお、帳票OCRで出力したテキストデータの活用法として、既存システムにデータを連携する場面が考えられます。帳票OCRのなかには、データ連携まで自動で行うことができるツールも存在するので、さらに伝票処理業務の効率化が見込めるでしょう。

OCRを導入する際の一般的なフローと重要なポイントは以下のとおりです。

まずは、対象となる伝票や書類などを整理します。伝票の形式やレイアウト、フォントなどを確認し、どの帳票のどの項目を取得し、どのように活用したいのかを洗い出します。

帳票OCRの読み取り設定と操作方法を確認します。OCRにおける数値や文字列の設定、オプションの設定など、OCRの性能を最大限に発揮できるように最適化することが大切です。

ベンダーの担当者からサポートを受けられる場合もあるので、サポートがある場合は活用することをおすすめします。サポート体制の整っているベンダーを選択することも、選定ポイントのひとつと言えるでしょう。

帳票OCRを運用する際は、導入前のテスト、評価が重要です。通常、本格的な導入の前に、実際のデータに適用してテストします。認識精度や処理速度が要望のレベルを満たしているかを評価し、必要に応じて調整や改善をします。OCRの自動実行やフォルダーへの保存機能など、便利機能の有無で業務効率が大きく変わることもあります。

OCRの精度だけでなく、周辺機能の有無についてもしっかりと評価することを推奨します。こちらもベンダーのサポートがある場合は活用しましょう。

帳票OCRを本番環境に導入し、関係者に対してトレーニングや教育を実施します。OCRは操作が簡易なものが多いですが、利用する関係者全員がシステムの操作方法や利点を十分に理解することが重要です。

本コラムでは、帳票OCRについて具体的にイメージできるように、機能や導入効果、導入フローを整理しました。帳票OCRを導入することで、伝票処理業務の効率化が進み、生産性が向上することが期待できます。業務効率化や社内DX推進に課題をお持ちの方は一度検討してみてはいかがでしょうか。