ノウハウ

公開日：2023 / 11 / 27更新日：2024 / 1 / 19

企業のあらゆる業務において、デジタル化の波が押し寄せています。これまで手書きで運用していた帳票の処理業務についても、デジタル化の必要性が生じているのではないでしょうか。そのためには、手書きの書類をデータ化する必要があります。どうすればすでにある手書き文字を効率的、かつ正確にデータ化できるのでしょうか。

今回は、手書き文字をデータ化する方法、なかでもOCRを使うことのメリットやツールを選ぶ際のポイント、おすすめのツールを紹介していきます。

手書き文字をデータ化するために、主に以下のような方法があります。

• OCR（Optical Character Recognition）の活用

  OCRは、手書き文字を含む紙文書や画像からテキストデータを自動的に抽出する技術です。文書をスキャナーで読み取り、デジタル画像をテキストデータに変換できます。

  タブレットやスマートフォンアプリを用いて、カメラで撮影した画像からテキストに変換することも可能です。端末内蔵のカメラで撮影すると、文字認識機能で自動的にデータ化されます。

  OCRを使うことで、大量の文書を迅速に処理できるため、作業効率が向上し、人件費の削減に貢献可能です。また最近のOCRは高度な文字認識アルゴリズムを使用しており、文字認識の精度が非常に高いため、誤った情報や誤植を減少させ、信頼性の高いデータを提供します。

  企業内でOCR処理が行われれば、外部サービスを利用するよりもセキュリティリスクが低くなり、機密情報の漏えいリスクを最小限に抑えられるでしょう。

  OCR技術について詳しくは、次の記事をご覧ください。

  >「OCRとは？ ～「OCR技術」と「AI-OCR技術」の違い ～」

  また、OCR導入のメリットは、次の記事でも紹介しています。あわせてご覧ください。

  >「OCRの導入メリットや読み取り精度を高めるポイントを解説！」

• 手動で入力

  手書き文書を見ながら、オフィスソフトを使い、手作業で入力する方法です。

  使い慣れたアプリケーションソフトで、誰でもすぐに対応ができる一方で、入力のミスや見落としが発生する可能性があります。各人のスキルにより作業品質が左右されやすく、また大量のデータ化には時間と手間がかかりすぎるため適しません。

• 外部サービスの利用

  最近では、紙の書類の内容をテキストデータ化できる「Free Online OCR」などのWebサービスも登場しています。画像をアップロードしてクリック操作するだけなので、手動による入力よりも短い時間でデータ化が可能です。

  ただし手書き文字には非対応であることが多く、画像や段組みなどが入った複雑なレイアウトでは対応しきれないケースもあります。

  また、大量の文書を処理するのであれば、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）業者など専門業者に、変換にかかる業務を一括して依頼するのも効率的です。

手書き文字の文書をデータ化する主なメリットは、次のとおりです。

• 検索性の向上

  手書き文書をデジタルデータに変換することで、文書内の情報を簡単に検索できるようになります。テキストデータはシステム内やデータベースでのキーワード検索が可能です。特定の情報や文書を迅速に見つけられるようになり、業務効率が向上します。また情報の活用が促進され、多様な用途で利用できるようになります。

• 共有が容易になる

  デジタルデータとして文書を保存すると、クラウドストレージなどを利用して、社内での情報共有が容易にできます。特にビジネス環境では、プロジェクトメンバーやチーム間での協働体制をつくるうえで、文書共有が必要不可欠となる場面が多くあります。

• バックアップとデータ保持

  デジタルデータに変換することで、定期的なバックアップの作成を通じ、情報の喪失を防ぎます。紙文書のような散逸や紛失といったリスクがなく、管理も容易です。

• BCP（Business Continuity Planning）対策への貢献

  災害時や非常事態においても、クラウド上で複数拠点への保管により、データの喪失を回避できます。自社の重要な文書が失われることなく、事業の継続性を確保します。異なるデバイスや場所からのアクセスも可能となるため、事業の再開を迅速化できるでしょう。

• コストの軽減

  手書き文書の場合、物理的なスペースや整理・管理にかかる事務コストが発生します。データ化を行うことによって保管スペースが不要となり、管理や整理にかかる人的作業コストも大幅に縮小することが期待できます。

OCRツールを選ぶポイントは以下のとおりです。

OCRツールの選択において重要な要素として、以下のようなものがあげられます。

• 対応している文書形式は何か
  OCRツールを選ぶ際、処理したい帳票や書類の形式に対応しているか、確認することが重要です。読み取り対象となる文書の形式に合致しており、事前設定が容易かどうかも確認します。
• 対応しているのは手書きか活字か
  OCRツールがどういった文字に対応しているかも重要です。一部のツールは活字の読み取りに特化し、別のツールは手書き文字の認識に強いといった場合があります。使用する文書の文字に応じて、最適と思われるOCRツールを選びます。
• 項目の特定
  

  OCR処理に当たり、事前に読み取り範囲や、読み取り順などを設定する必要があるか確認しましょう。

  帳票にあわせて事前設定することで高精度な文字認識を実現するツールもあれば、特定の帳票であれば事前設定なしでOCR処理が可能なツールもあります。

• 画像補正機能はどうか
  画像に対する処理機能も重要なポイントです。例えばノイズの除去、画像の回転や反転、傾きの補正などがあります。また、認識精度を向上させるための補正処理機能を確認します。認識エラーを訂正するための機能や設定があれば、信頼性の高いデータとするのが容易です。
• 読み取り後の確認と修正がしやすいか
  OCRツールの認識精度は100%ではないため、最終的には目視による確認と修正が必要です。選択したOCRツールが、読み取り後の確認と修正作業をしやすくサポートしているかを確認します。

OCRツールの主な目的は文字認識です。しかしツールやお使いの帳票画像の状態によっては、高い精度で手書き文字を読み取れない場合があります。トライアルでの検証のほか、ユーザーレビュー、ベンチマークテスト結果を調査し、手書き文字の認識性能を確認することも大切です。

直感的なインターフェース、使いやすい操作方法、設定のわかりやすさといった点を考慮します。現場で誰もが簡単に操作できれば、作業効率が向上します。

OCRツールをオフラインで使用する必要がある場合は、ツールの対応可否を確認します。一部のツールはクラウドベースであり、インターネット接続が必要です。業務の要件に合致するようなOCRの選択を行うことが大切です。

OCRツールのライセンスや料金体系を確認し、予算に見合う選択を行います。一部のツールは無料で利用できるものもありますが、高度な機能を必要とする場合には有料プランを検討することをおすすめします。

Q&A対応や操作説明会の実施などのサポート体制は充実しているか、また、新機能の追加や精度改善などのアップデートが定期的に行われているかなども確認しましょう。

OCRツールの性能と自社業務との適合性を確認するために、無料お試しを提供しているツールを選ぶと、導入後のリスクを軽減できます。お試し版を利用して、自社の業務に合うかどうかを確かめると同時に、機能の実用性を確認しましょう。

OCRツール選定のポイントは、以下でも紹介しています。

手書き文書のデータ化に役立つOCRツールを紹介します。

高精度なAI-OCRエンジンを搭載し、かすれた文字なども読み込める高性能なOCRツールです。手書き文字、活字それぞれに最適化したAI-OCRエンジンを搭載しています。それぞれに特化したエンジンでAI-OCR処理を行うことで、高い認識精度を実現しました。FAXで送受信された帳票など、印刷の品質や解像度が低くても読み取りが可能で、スムーズな処理が行えます。無償トライアルがあり、気軽に自社業務とのマッチングを確認できます。

独自開発のAIによる高い文字認識により、さまざまなタイプの文書から確実な情報抽出を実現しています。使い勝手の良いユーザーインターフェース、AI-OCRで自動仕分け、高精度読み取り、確認修正機能で作業時間を削減可能です。無償トライアルもあります。

誰でも簡単に使えるユーザーインターフェースが持ち味のOCRルーツです。さまざまな手書き文字を高精度で認識し、帳票画像にズレや影があっても読み取りが可能です。

企業内の手書き文書のデータ化は、業務の効率化に欠かせない作業です。重要性の高い書類から順次進めていく必要があります。大量の手書き文書をデータ化するにあたっては、OCRの活用がもっとも合理的な対策と言えるでしょう。現在は数多くのツールが提供されていますが、機能性、使いやすさ、自社業務とのマッチングなど多角的に検討し、最適と思われるツールを選択することが求められます。