ノウハウ

公開日：2023 / 5 / 31更新日：2024 / 1 / 19

ペーパーレス化が社会全体に普及してきたとはいえ、紙の運用はさまざまな場面で続いています。多くの企業では電子データだけでなく、紙の帳票でのやりとりが残っているのではないでしょうか。こういった紙帳票のデータ化を自動化するのがOCR（光学文字認識）です。

特に、手書き文字の認識に特化したAI（人工知能）を搭載したOCRが普及し、くせのある文字に対しても高い認識精度を実現しています。

紙の帳票に記載されているのは、活字か手書き文字のどちらかですが、こういった文字の認識精度を上げるには、活字用OCRと手書き用OCRのように特化させる必要があります。しかし一部の製品では、両方のOCRを組み込んだハイブリッド型OCRとして提供されています。

このように、OCRの利便性はますます向上してきました。本記事では、手書き文字も読み取れるAI-OCRの活用方法や注意点などを解説していきます。

パソコンを使って紙帳票をシステムに手入力する作業は、人件費と手間のかかる作業です。大量の帳票をシステムに手入力する作業は、現場担当者にとって負担が大きく、ヒューマンエラーが避けられません。原本である紙帳票に関しても一定期間の保管が必要となります。紙帳票のままでは文書検索においても非効率でした。

紙帳票をスキャナーや複合機で読み取って保管するようにするだけで、保管や検索性などの課題に一定の改善が見られます。次に必要なのが自社システムにデータを反映させることです。これまでは担当者が手入力によりデータ化していましたが、OCRが登場したことで、自動的にテキストデータに変換できるようになりました。

ただし、活字の紙帳票とは違い、手書き帳票では、くせ字や略字をどの程度の精度で読み取れるのかという課題があります。くせ字や略字などの認識はOCRには難しく、これは避けて通れない課題と言えるでしょう。 この点に関しては、2点の解決方法があります。

1. 初期設定を正確に行い、OCRの認識精度を向上させる
   例えば、記載欄ごとに認識対象となる文字種を細かく設定できるOCRフォーマット作成ツールであれば、誤認識の可能性を軽減することができます。
   特に申込書や受発注書などは、記載欄ごとに漢字・ひらがな・カタカナ・アルファベット・数字など、記載される文字種が決まっているので、有効な手段であると言えます。
2. 手書き文字の認識精度を向上させるAI-OCRの活用
   大量の手書き文字のデータを学習させたAI-OCRであれば、従来のOCRと比較して、くせ字や略字の認識精度が格段に向上しているので、手書き帳票の入力作業を効率化することができます。

ここで言う手書きOCRとは、手書き文字の認識に特化したAI-OCRです。手書きOCRを導入することで、人件費と手間のかかる単純な入力作業を削減でき、その分生産的な業務に人員を当てられます。手書きOCRの機能とそれによってもたらされる業務上のメリットについて説明します。

これまで現場担当者が大量の帳票を目視しながらシステムに手入力していた作業を、自動化できるようになりました。手書き帳票を複合機やスキャナーなどで画像ファイルとして取り込み、それを手書きOCRに認識させれば、編集が可能なテキストデータに変換できます。さらに、AIが学習していくことで、読み取り精度が向上していきます。

OCRによりテキストデータに変換し、汎用（はんよう）性の高いCSVファイルとして出力できます。そのあとは、各種システムに連携させたり、マクロなどを使ってExcelファイルに変換したりして活用できます。

OCRの性能と操作性が向上しており、初期設定や認識箇所の設定、つまりフォーマット設定が簡単にできるようになりました。フォーマット設定の主な作業は、読み取りたい箇所の指定と、その箇所に記載される文字種の絞り込みです。これらの作業は、マウスでドラッグしたり、チェックボックスをクリックしたりするだけで設定できます。

OCR処理により自動的に行われた認識結果を、簡単に確認できます。OCRの画面には、スキャナーで読み込んだ画像とテキストデータに変換された認識結果が表示されます。フィールドごとに表示され、確認箇所として示されるので見逃しの心配は少なくなるでしょう。

手書きOCRの選び方のポイントは、自社の帳票をどの程度の精度で認識できるのか、また認識できたデータを希望の形式でシステムへ連携できるのかなどです。精度やデータ連携の動きについては、無料体験版などで実際に確認されることをおすすめします。

選び方のポイントを、機能、サポート、コストに分けて解説します。

• 多彩なビジネス帳票に対応できるか
• FAX文書など低品質文字に対応できるか
• フォーマット編集機能を搭載しているか
• 高精度OCRエンジンを搭載しているか
• 処理速度は運用に適しているか
• OCRの認識結果の確認・修正を複数の端末で分担して作業可能か
• 帳票画像のリネーム保存（ファイル名を認識結果から取得、再設定して保存）ができるか
• 手書き文字と活字の両方に対応しているか
• 文字以外（QRコードやチェックマーク）も読み取れるか
• JPEG・PNG・PDF・TIFFなどのファイル形式への対応状況

• 体験版があるか
• サポート体制が充実しているか
  （他業務展開のサポート・利用定着支援・要望ヒアリング）
• 今後、アップデート版の提供が見込めるか

• 料金体系が自社に適しているか
  （初期登録料、月額利用料は従量課金制か定額制かなど）

手書きOCRを導入することで、経理業務だけではなく、申込書やアンケートの集計、製造現場における品質記録など、企業全体の幅広い業務において効率化が推進されていきます。あらゆる業務において入力作業の負担と作業時間を削減でき、多くの社員が生産的な業務に集中できるようになるでしょう。

デジタル化が進んでいるとはいえ、ビジネスの現場ではまだまだ手書き帳票が利用され続けています。手書き帳票が多い業務や業界として、物流業務・自治体・金融機関などが挙げられます。例えば、物流業務における配送伝票、市区町村の自治体の窓口で住民が手書きで記入する書類、金融機関の窓口および郵送でやりとりした手書きの書類などです。

ほかにもさまざまな業界で労働力の不足が予想されるなかで、業務の効率化や生産性の向上が求められています。労働人口の減少という喫緊の課題に対して、手書きOCRは極めて有効なツールのひとつになるでしょう。

また、経理業務では業種を問わず日々大量の帳票を扱いますが、デジタル化が進んでいない取引先とのやりとりを中心に、大量の手書きの紙帳票が使われているのではないでしょうか。請求書や注文書などの帳票のレイアウトは、取引先ごとに異なります。このような場合でも、一部のAI-OCRは、フォーマットを作成しなくても自動的に認識できるまでに進化しました。

手書きOCRを導入することで、さまざまなメリットを享受できます。従来のOCR以上に、手入力で作業していた時間を大幅に削減できるようになりました。加えて、紙帳票の保管量を減少させ、デジタルデータとして管理できるようになりました。

パナソニック ソリューションテクノロジーは、2001年にOCR製品の販売を開始し、2017年にクラウドOCRサービス、2018年にRPA対応OCR製品、そして2020年にAI手書き文字認識（AI-OCR）の提供を開始しました。

AI帳票OCRソフト「WisOCR」は、手書き文字の認識率が99.48%です（当社調べ）。詳細に関しては、下記のページをご覧ください。