労務管理

公開日：2024 / 1 / 25

社員の労働に関連する業務全般の管理を労務管理と呼びます。労務管理を適切にできれば、社員の満足度向上や業務全般の効率化も可能です。しかし労務管理は勤怠、給与、社会保険など多岐に渡るうえ、どれも手間のかかる業務のため、担当者の負担は相当なものといえます。

今回は、労務管理を適切に行うことで得られるメリット、メリットを拡大させるための取り組み方法、労務管理にシステムを導入するメリット・デメリットをお伝えします。

労務管理は、社員の雇用や勤怠、就業規則や労使協定の作成、給与、福利厚生、社会保険の手続きなどの管理を行うものです。扱う範囲は企業によって異なりますが、基本的には社員が労働するうえで関わるあらゆる業務の管理が該当します。

労務管理を行う主な目的は、社員が快適に働ける環境構築をサポートすること、法令違反のリスクを防止することの2点です。適切な労務管理の実施により、社員は安心して自身の業務に集中できるようになります。

労務管理の課題と解決策については、「労務管理における3つの課題と解決するための対策とは？」をご覧ください。

労務管理を行うことで得られる主なメリットは次のとおりです。

雇用契約書の作成から勤怠管理、社会保険の手続きなど社員個人に関わるさまざまな業務を行ってもらえるため、個人の負担が軽減され、本来の業務に集中できるようになります。

労働者名簿、賃金台帳、出勤簿など労働基準法で管理が義務付けられている法定三帳簿の整備も労務管理の範囲に含まれます。そのため、労務管理を適切に行うことで法令違反リスクの低減が可能です。

労務時間管理も法で定められています。詳しくは、「労働時間管理の義務化とは？必要とされた背景や取り組み方、注意点について解説」や「労働基準法違反とは？労働時間超過を含め違反の例と罰則」をご覧ください。

社員の勤怠管理も労務管理の重要な業務の一つであり、適切な勤怠管理の実施により長時間労働の防止につながります。長時間労働の防止は、法令違反リスク低減にもつながります。

パワハラやセクハラといったハラスメント対策を含む職場環境の改善、福利厚生の整備、健康診断やストレスチェックといった安全衛生管理などの徹底により、社員の満足度が向上します。

適切な労務管理の実施は企業に多くのメリットをもたらしますが、その分、担当者にかかる負担は増大します。ここでは担当者の負担を軽減しつつ、労務管理のメリットをさらに拡大させるために必要なポイントを見てみましょう。

労務管理業務を行う際、必ずしも資格は必要ありません。ただし、労務管理は法令と関わることが多く、知識がないために法令に抵触していたといった事態は避けなければなりません。そのため、労務管理士や社会保険労務士、衛生管理者など専門的な知識を有する人材の確保は、より適切な労務管理業務を遂行するのに役立ちます。労務管理のメリットを拡大させるには、上述した知識を持った人材の雇用、もしくは育成に注力することも検討したいところです。

社内で専門知識や資格を持った人材の雇用や育成を行うのは時間や手間がかかるため、企業によってはスムーズに進められない場合もあるでしょう。そこで社外の専門家と協力したりアウトソーシングしたりするなど、外部の力を上手く使うのも有効です。一定のコストはかかりますが、社内で行うよりも結果的に短時間で確実な成果を得られ、コスト削減につながるケースもあります。

労務管理システムの導入も、紹介した労務管理のメリットを早く効率的に享受するのに効果を発揮します。システムを活用することで、担当者の負担軽減、業務効率化を図れます。

労務管理のメリットを拡大させる取り組みのなかで、時間や手間、見込まれる成果、社会全体のデジタル化への流れなど、さまざまな要素から、おすすめなのが労務管理システムの導入です。

労務管理システムを導入することで得られるメリットや生じるデメリットについて具体的に解説します。

• 労務管理担当者の負担軽減

  手作業は効率が悪くミスが起きる可能性もあり、大きな負担から担当者のストレスも増加してしまうリスクがあります。システム導入により業務の多くが自動化・効率化されることでミスも軽減され、担当者のストレスケアにもつながります。

• 多様な働き方の実現

  クラウド型の労務管理システムを導入すれば、担当者がオフィスだけではなくサテライトオフィスや自宅などでもできる業務が増えます。テレワークが可能になれば多様な働き方が実現し、育児や介護を行っている社員でも継続して働けるようになり、離職率低下も期待できるでしょう。

• 社員の不正防止

  勤怠管理や社内パソコンの私的使用などの認証、監視機能がある労務管理システムであれば、社員の不正防止につながります。また、適切な勤怠管理が行えるようになり、テレワーク社員の隠れ残業防止なども実現可能です。

  隠れ残業の問題については、「隠れ残業とは？主な発生理由やリスク、防止対策を解説」でご紹介していますので、ぜひご覧ください。

• 導入・運用コストが発生する

  導入するシステムの種類によっては高額な導入・運用コストが発生する場合もあります。

• 業務の属人化が生まれるリスクがある

  社員のITリテラシーによってはシステムの操作が複雑、使いにくいなどの理由から、特定の社員しかシステムを使えず労務管理が属人化するリスクがあります。

• システム選択のミスをしてしまうリスクがある

  将来的な法改正に対応できない、自社では使わない機能が多い、サポート体制が充実していないなど、システム選択をミスしてしまうと十分な活用ができずかえって業務が煩雑化するリスクがあります。

これらのデメリットを防ぐには、システムを選択する前の段階で自社に必要な機能が何であるかを確認することが重要です。また、充実したサポート体制のあるサービスを選択することも欠かせません。トライアル期間があるサービスを選択すれば機能や使い勝手の確認ができるため、属人化防止につながります。

労務管理とは、社員の雇用や勤怠、就業規則や労使協定の作成、給与、福利厚生、社会保険の手続きなど、社員が関わるあらゆるものに対して管理を行うものです。労務管理を適切に行うことで、社員は快適な環境で自身の業務に集中できるようになり、離職率の低下や生産性向上も期待されます。

一方で、労務管理が扱う業務は広範囲に渡るため、社員が快適になる分、労務管理担当者の負担は増大することになります。担当者の負担を減らしつつ、正しく効率的に労務管理を実施するには、労務管理システムの導入が効果的です。具体的な機能はシステムにより異なりますが、例えば勤怠管理から契約書や就業規則の作成、社会保険の手続きなど煩雑になりがちな業務を自動化し、効率化を実現します。

また、労務管理システムと同時におすすめしたいのがパナソニック ソリューションテクノロジーの長時間労働抑止システム「Chronowis」です。パソコンの利用制限と稼働ログの取得により、社員一人ひとりの長時間労働抑止を支援します。

さらに、社員の日々の体調を数値化して管理するコンディション管理機能もあり、社員の体調管理も万全です。長時間労働を削減し、適切な労務管理の実現を目指す際は、ぜひ「Chronowis」の導入をご検討ください。