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公開日：2023 / 5 / 31更新日：2024 / 1 / 19

近年、さまざまな分野でDXが叫ばれ、バックオフィス業務においても強く推奨されています。しかし、経理業務ではまだまだ紙の書類を利用していることが多く、そもそも電子化が進んでいないケースが多いものです。では、経理業務の電子化が進まない理由にはどんなことが挙げられるでしょうか。本記事では、経理業務の電子化が進まない理由・進めるべき理由、電子化を進めるためのスモールスタートについて紹介します。

経理業務の電子化とは、現在は紙が用いられている以下のような書類を電子化することで、ペーパーレス化を図ることを指します。

• 請求書、領収書
• 伝票
• 経費精算書
• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 補助元帳
• 貸借対照表
• 納品書
• 注文書

これまでは、これらの書類は電子データとして作成したり受け取ったりした場合でも紙に印刷して保存しておくことができました。しかし、2022年1月から改正電子帳簿保存法が施行され、それらの書類を紙で保存しておくことができなくなったのです。

前述のように、電子帳簿保存法の改正により、電子データとして作成した書類や電子データで受け取った書類については、電子データのまま保存することが義務付けられました。そのため、これまでのような紙保存だけでは対応できなくなってきているというのが、経理業務の電子化が必要な理由のひとつです。

また、もうひとつの理由としては、業務効率化の必要性が挙げられます。人口減少に伴い労働人口も減少しているため、労働者一人ひとりの生産性を上げる必要が出てきました。少ない人数でもこれまでと同様の業務を回せるようにするため、業務をデジタル化して効率化を図る必要があるのです。

では、経理業務を電子化することでどんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、4つのメリットを紹介します。

帳簿や書類を紙で作成したりやりとりしたりする際、例えば、以下のような手間が考えられます。

• 書類を出力する
• 出力した書類を送付する
• 紙の書類をファイリングし、保管する
• 必要なときに探す

こうした手間のほかにも、紙で管理していると紛失などのトラブルが発生する危険性があります。帳簿や書類を電子化すれば、これらの手間やリスクを一気に解消できます。特に、これまで郵送していた書類をオンラインで受け渡しできるようになれば、発送作業の時短になるほか、郵送に伴うタイムラグの解消にもつながるでしょう。

また、紙の書類や帳票を電子化すると保管や検索がしやすくなります。特に取引先が多く、大量の帳票を取り扱う企業にとっては、保管場所の確保だけでも多くのスペースが必要なはずです。しかし、電子データなら保管スペースが必要ありません。さらに、電子化されていれば、保存した日時や取引先、ファイル名などさまざまな検索条件を使って簡単に検索することができます。

紙の書類をやりとりしたり保管したりするためには、紙そのものやインク、印刷代、郵送代などの費用がかかります。バインダー代やキャビネット代のほか、保管スペースのコストも発生します。しかし、電子化すればこれらの課題も解決できます。

前述の業務効率化にも関係しますが、経理の電子化を行うことは、経理担当者の負担軽減にもなります。従業員が提出した請求書や添付書類などにミスがあった場合、差し戻しが必要になることもありますが、電子化によって必要項目が自動入力できるようになったり、書類を紛失しなくなったりすれば、担当者が業務を進めやすくなります。

書類や取引記録を電子化してクラウド保存すれば、オンライン上でどこからでもやりとりができるようになり、テレワークにも対応しやすくなります。電子化せずに紙の書類のままだと、例えば印刷して押印するという手間があります。管理職や役員がオフィスに出勤してはんこを押すという手間です。しかし、電子化すれば印刷や押印が不要になるため、テレワークで業務を完結できます。新型コロナウイルスの流行で顕在化した感染症対策や、働き方改革への対応ができるでしょう。

上記のように、必要性も高くメリットも多い経理業務の電子化ですが、なかなか進んでいないのが実情です。ここでは、経理業務の電子化が進まない理由を4つ紹介します。

経理業務では、例えば以下のような多くの紙の帳票があるため、一斉には電子化しにくいというのがひとつめの理由です。

• 受発注書類
• 経費精算のための領収書
• 税理士の確認用会計資料
• 月次の報告書、決算報告書
• 各種手続き用の申請書類
• 給与明細、源泉徴収票

これらの書類は慣習的に紙で取り扱われており、「紙をなくせない」と思い込みがある場合が多いものです。特に、税理士確認用の会計資料、各種手続き用の申請書類などは完全なペーパーレス化が難しいと思われがちですが、例えば行政手続きの申請書類などは電子申請も可能になりつつあります。できるものから少しずつでも電子化していく、「スモールスタート」で進めていきましょう。

経理業務ではミスが許されませんが、現行の業務フローを変更することでヒューマンエラーが生じるリスクがあることは否めません。長年紙業務でのオペレーションに慣れてしまっている人は、なかなか新しい業務フローに慣れられない、あるいは慣れられるか不安だと感じてしまうことも多いのではないでしょうか。

経理では特に社外秘の情報、個人情報などを多く取り扱うことから、セキュリティー面での不安が生じてしまう人も多く見られます。導入するシステムのセキュリティーは万全なのか、サイバー攻撃などへの対応は十分なのか、などで悩む人も少なくないでしょう。しかし、そもそも紙よりも電子データの方がセキュリティー面で安全という見方もあります。破棄する際に、紙の書類はシュレッダーなどにかけ、確実に見られないようにしなくてはなりませんが、全員がこれを実行できているとは限りません。そのため、不要なものは消去できる電子データの方が安全とも言えるのです。

経理業務を電子化するためには、システムやツールを導入するためのコストがかかります。初期費用だけでなくランニングコストもかかるため、そこが一見デメリットのように思えますが、その代わり、前述したような印刷代や郵送代、バインダー代や保管スペース、さらに郵送や保管を行うための人件費などをまとめて削減できます。そのため、トータルで見れば電子化ツールを導入する方がコスト削減につながるのです。

経理業務を電子化するためには、スモールスタートから始めるのがおすすめです。経理業務のすべてをいきなり電子化するのではなく、できることから始めていけば進めやすいでしょう。

経理業務のなかでも電子化しやすいものには、例えば以下のようなものがあります。

• 法人税納税の電子申告
• 請求書のWeb発行
• 経費精算のツール導入
• 受注業務

例えば、法人税納税にe-Taxを利用したり、請求書をオンライン発行に切り替えたりするのは比較的すぐに行えるでしょう。また、経費精算に電子化ツールを導入すれば、申請する従業員にとっても、承認する経理担当者にとっても負担削減になります。ほかにも、受注業務における注文書を電子化すれば、郵送のタイムラグやFAXなどによる紛失のリスクがなくなります。

ペーパーレス化にあたっては、以下の4つの要件を満たす必要があります。簡単に確認しておきましょう。

• 見読性
  電子化されたデータがどの端末上でもきちんと読めること
• 安全性
  第三者に改ざんされないよう、データの消去や変更の事実を追跡できるログを残すこと
• 機密性
  許可された人のみがアクセスできるようにしておくこと
• 検索性
  必要なデータを簡単に検索し、見つけられるようにしておくこと

経理業務ではミスが許されませんが、ヒューマンエラーを防止しながら業務フローを改善する方法として、手入力による業務を制限したり廃止したりということが挙げられます。例えば、OCRツールを利用して紙帳票からデータを自動で読み取るようにすれば、人は目視でミスがないかを確認するだけになり、手入力によるミスを防ぐことができます。

経理業務はまだまだ紙の書類が多いうえ、ミスが許されないことから業務フローを大きく変えてしまうことがリスクにつながるため、電子化に二の足を踏む企業は多いでしょう。また、ツールの導入にはセキュリティーリスクやランニングコストなどの懸念もあります。しかし、電子化は業務効率化やコスト削減はもちろん、改正電子帳簿保存法やテレワークへの対応が可能になるなどメリットも多いです。

経理業務電子化の第一歩として、手入力を減らしてヒューマンエラーを削減するとともに、業務フローを改善する、という方法があります。「WisOCR for 注文書・請求書」なら、注文書や請求書を自動で電子化し、手入力の時間を大幅に削減できます。フォーマットなどの自動設定も必要ないため、非定型フォーマットの書類にも対応可能です。経理業務の電子化をお考えなら、ぜひ一度ご検討ください。