弊社にはEDI形式で届く注文書以外にも、1日に30枚ほどはFAXで注文書が届きます。
これについては手入力で基幹システムに入力するしかなく担当者の負担となっていました。
また受注対応はミスが許されず、取引先ごとに入力すべき項目などのルールも存在し、心理的な面でも担当者の負担となっていました。

実は過去にOCRサービスを導入して受注対応業務の効率化に取り組んだことがありました。しかしFAXで届いた注文書を紙で出力⇒スキャンしてTIFFファイルに変換⇒OCRを実行⇒CSVファイルに出力⇒取引先ごとにVLOOKUP関数などを用いて商品コードを変換し、基幹システムで取り込めるようにCSVデータを整形、と作業工程がかなりありました。
弊社に届くFAX注文書は、1社につき数枚程度のため、取引先ごとにCSVファイルの調整が必要な従来のOCRサービスではメリットを感じられず、利用しなくなっていました。

そのためOCRサービスの導入には後ろ向きで、当初は外部委託を検討しました。しかし社内独自の入力ルールへの対応があるため、締め切りに間に合わせるのが難しく、社内で対応を効率化しようと、改めてオンプレミスのOCRサービスの検討を始めました。ただ、機能面は充実しているものの、サーバーの構築やメンテナンスのコスト、事前設定の工数などを考えると、弊社の受注件数では費用対効果が出ず、導入は難しいと判断しました。そこで信頼している複合機メーカーの営業担当者より、クラウドのOCRサービスである「WisOCR for 注文書」ご紹介いただきました。

まず導入しやすかった点がポイントとなりました。
外部委託やオンプレミスでは要件定義や環境構築など事前の準備が必要ですが、「WisOCR for 注文書」は、パナソニックが用意した環境に注文書のPDFをアップロードするだけで、すぐに注文書のデータ化を始められました。

またコストが安かったのも魅力の一つでした。
「WisOCR for 注文書」は初期費用なし、月額3万円（税抜）から始めることができ、月々の受注件数がそれほど多くない当社にはうってつけでした。

※ WisOCRシリーズの価格情報はこちらから

営業部 カスタマーサポートチームが、特に発注の多い会社の注文書に絞り込み、毎月270～300枚程度に「WisOCR for 注文書」を使っています。
FAXで届いた注文書PDFを「WisOCR for 注文書」にアップロード⇒OCR結果を確認・修正⇒CSVファイルに出力⇒基幹システムへ取り込み、という流れで活用しています。
過去に利用していたOCRサービスでは、出力されたCSVファイルを取引先ごとに都度整形する必要がありましたが、現在は「WisOCR for 注文書」から出力されたCSVファイルをそのまま基幹システムから取り込んでいます。

OCR導入前は、FAX経由の受注対応が業務を圧迫していましたが、「WisOCR for 注文書」を導入することで、かなり時間を作れるようになりました。
すべての注文書にOCRで対応できるわけではありませんが、
300件分の注文書の入力時間を毎月50時間から25時間と、半分程度にすることができました。
削減された時間をお客様対応や業務分析、施策作りなど、人だからこそできる業務へシフトできるようになりました。 また取引先ごとに決まった入力ルールへの対応も、OCRを通すことで対応が標準化され、人員の入れ替わりがあっても誰でもすぐに対応ができるようになり、入力ミスも削減されました。

コストパフォーマンス次第では、経理部門で取り扱っている請求書にも活用を広げたいです。
また海外との取引関連書類も取り扱っているので、そういった書類にもぜひ今後対応していってほしいと思います。