機能
Webブラウザー上から手軽に起案・申請が可能
「Global Flow」は、Webブラウザー上から書類テンプレートを選び、必要事項を入力するだけで手軽に起案・申請が行えます。起案・申請時は、参考資料として添付ファイルやコメントを付加でき、さまざまな申請業務に対応できます。
さまざまな申請処理に応じて、柔軟な承認経路を設定可能
承認経路の設定は、複雑な組織形態でも柔軟に対応できます。
また、起案・申請時に入力した金額などに応じて、承認経路を自動的に分岐・結合することも可能です。
【承認経路の設定例】
- 申請金額が10万円以下なら書類はAさんへ、10万円以上なら書類はBさんへ
- 所属がAグループなら申請書類を東京の経理へ、Bグループなら大阪の経理へ
- 書類の回覧途中に、Cさんへメールを送信
- 書類の起案・承認時に外部データベースから情報を読み込んだり、外部データベースへ書類内容を登録
メール通知機能で承認処理の迅速化を促進
起案・申請した書類は、承認者へ電子メールで自動通知されます。
承認者は、メール本文のURLをクリックするだけで承認画面を表示でき、Webブラウザーによって、出張先や遠隔地からでも手軽に承認処理を行えます。不在時は承認権限を他の人に委託して、代理承認も可能です。
外出先からiPad/iPhoneで承認可能
出張先や移動途中でも、iPad/iPhoneから手軽にワークフローの確認・承認処理が行えるため、決裁の迅速化を図れます。
承認完了した書類を文書管理システム「Global Doc」で一元管理
文書管理システム「Global Doc」と連携することで、承認完了した書類の一元管理が可能になります。「Global Doc」に保管された書類は、セキュリティ機能によって機密が保持されるため、書類への不正アクセスや改ざんを防止すると同時に、権限に応じて参照・検索を行えます。
その他の便利機能
■ 既存システムとの連携機能
起案・申請時に外部システムからデータを取得したり、承認が完了した書類データを既存の経理システムなどに受け渡すことも可能です。
■ 印影作成機能
テンプレートに印影欄を設定することで、申請・承認時に電子印鑑を押印できます。また、印影作成機能を利用して、オリジナルの印影を簡単に作成できます。
■ 入力チェック機能
起案・申請時に入力必須項目の記入漏れや、入力文字のチェックを実施することで、承認者の確認時に余計な差し戻し（否認）を軽減できます。
■ 履歴管理機能
書類の起案・承認・否認・完了などの操作履歴だけでなく、ログイン・ログアウト、テンプレートや承認経路の登録・更新・削除・参照などのシステム全体の操作履歴を取得できます。
■ 書類監視機能
監視者は、停滞書類・未終了書類・エラー書類の件数や状況を一覧で確認できます。また、承認処理の迅速化を促進するために、停滞時には督促メールを送信したり、強制的に承認・否認・削除処理が可能です。
■ セキュリティ機能
テンプレートの種類に応じて利用権限を制限することで、起案・申請ミスを防止します。
また、テンプレートの管理を各部門の担当者へ権限移譲し、システム管理者の負荷を軽減できます。
■ 進捗状況確認機能
起案・申請した書類がどの承認者まで通過したか、進捗状況を視覚的に確認できます。
■ シングルサインオン機能
システムにログインする際に、Active DirectoryやLDAP、認証システムなどでのシングルサインオンに対応しています。 これにより、個人の認証が他システムと一元管理が可能です。