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Microsoft 365専用 かんたん操作の会議室予約管理システム
「Biz Room（ビズ ルーム）」
「Biz Room」は、会議室前に設置したタブレット端末とMicrosoft 365※を連携する、クラウド型の会議室予約管理システムです。
未使用の会議室予約を自動取り消ししたり、早く終了した会議室を開放することでムダ予約を削減、会議室の稼働率を大幅にアップできます。
- 会議室がどれくらい稼働しているのか、正確な利用状況がわからない
- 「空予約」や「長時間予約」が多く、使われていない会議室も多い
- 会議室の「争奪戦」が頻繁におこるため、社員の業務に支障をきたしている
このような課題を解決するパナソニックの「Biz Room」をぜひご検討ください。
※ 連携可能なグループウェアは、Microsoft 365（旧称 Office 365）のみとなります。
※ Microsoft 365、iPadなどの環境をお客様にてご準備いただく必要があります。
※ 期間終了後、有料版への自動切り替えはございません。
※ 入力フォームの【自由記述】の欄に、“無料体験希望”とご入力ください。担当者よりご連絡いたします。
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動画で見る「Biz Room」
「Biz Room」が選ばれる3つの理由！
会議室の利用ログをCSVファイルに出力し、ExcelやTableauのツールを使って集計することで、会議時間や利用回数などの利用実態を分析できます。
予約済みの会議室が一定時間利用されていない場合は、予約を自動的に取り消すため、「空予約」を防止します。また、早く終了した会議室も予約を開放することで、空いた時間に他の人が有効活用できます。
会議室前に設置したタブレット端末とMicrosoft 365（旧称 Office 365）のスケジュールが連携しているため、その場で予約状況を確認可能です。
予約・開始・延長・終了などの操作も、会議室前で行えます。
※ Microsoft 365、iPadなどの環境をお客様にてご準備いただく必要があります。
※ 期間終了後、有料版への自動切り替えはございません。
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主な機能
■ 会議を開始する／終了する
■ 空き時間に予約する
予約が空いている場合は、空室画面が表示されます。
「予約」ボタンから時間を指定して会議室を予約できます。
■ 会議の予約時間を延長する
会議室のスケジュールが空いている場合は、「延長」ボタンから時間を指定して会議室の予約を延長できます。
■ 会議室の予約内容を見る
「詳細」ボタンをタップすると、実施後および実施予定会議の予約内容を確認できます。
■ 会議室の利用実態を分析する
会議室予約管理システム「Biz Room」からログデータを取得し、ExcelやTableauで集計・分析を行えます。
※ Tableau Readerで表示可能なファイルをご提供することも可能です（有償オプション）。詳しくはお問い合わせください。
■ 会議室の利用状況を一覧で確認する
会議室が集中しているフロアの入り口などに外部モニターを設置することで、各会議室の利用状況を一覧で確認できます。
※ 集中表示に必要な外部モニターなどの環境は別途、ご用意いただく必要があります。
■ 終了時刻をアラーム通知で認識する
「開始ボタンが押されていません」「会議終了時刻が近づいています」など、アラーム機能で通知。会議室の入れ替えもスムーズで、会議に集中できます。
※ スピーカーなど別途、ご用意いただく必要があります。
（写真はヤマハ製VXS1MLの設置例です）
※ Microsoft 365、iPadなどの環境をお客様にてご準備いただく必要があります。
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導入事例
■ 代表的な導入企業様
幅広い業界で、さまざまなお客様にご利用いただいています。
■ 導入事例
株式会社セブン銀行様
月62時間もの「会議室の無駄な空予約」を解消
セブン銀行様では、会議室の空予約のキャンセル自動化と「圧倒的な使いやすさ」が決め手となり「Biz Room」を導入。月62時間、年間で744時間もの「会議室の無駄な確保」を一掃するなど、オフィススペース活用効率の大幅な改善に成功しています。
【導入までの課題】
- コロナ禍の終息以降、本社会議室の使用率が高まり、会議室予約と管理を効率化することが必要になった
- 会議室の使用率がほぼ100％に達する中で「空予約」による「会議スペースの無駄な確保」の問題がクローズアップされた
- 会議室が「本当に使用中かどうか」、会議室を覗かずに確認できる仕組みが欲しかった
「Biz Room」の管理対象となる会議室が倍増する予定のセブン銀行様。会議室の無駄な確保が抑止でき、実質的な稼働率が最大化できる「BizRoom」へ寄せられる期待はこれからも大きいと言います。
導入責任者と担当者が語った資料を、ぜひご覧ください。
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ヤンマーホールディングス株式会社様
「操作の質問を受けたことがない」トレーニング不要のBiz Room
ヤンマービジネスサービスでは、ヤンマーホールディングス傘下のグループ全社員約1万5千人に向けた会議室予約管理システムに「Biz Room」を採用。仕事内容に応じて働く場所を自由に選べるフレキシブルな働き方を支える仕組みとして有効活用しています。
【導入までの課題】
- 旧来の会議室予約管理システムはオンプレミス型で、システム基盤の運用に大きな負荷がかかっていた
- 旧来のシステムは、多拠点への展開が困難でヤンマーグループ全体での活用を図ることが難しかった
- ヤンマーグループ全従業員による活用を推進すべく、直感的に操作できる会議室予約管理システムが必要とされた
多拠点へのシステム展開が容易になっただけでなく、特別なユーザー教育なしで、全従業員の活用が推進できた理由とは？
運用責任者がその効果について語った資料を、ぜひご覧ください。
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株式会社SUBARU様
社員の作業負担を月233時間も低減
SUBARU様は、社内会議室の予約管理システムを「Biz Room」で一新しました。強固なセキュリティとわかりやすいUIにより、社員による会議開催の効率性が大幅に向上。社員の作業負担を月233時間低減するなどの効果を手にしています。
【導入までの課題】
- 旧来の会議室予約管理システムは、オンプレミスで本社ビル内の会議室の予約管理にのみ対応していた
- 旧来のシステムでは、会議室の予約、会議参加者のアサイン、ビデオ会議の設定などを個別に行う必要があり、時間がかかることが多かった
- 旧来のシステムでは、会議室の使用状況のログを生かし切れていなかった
会議室予約管理システムをクラウドで一新したSUBARU様。
社員の作業負担を月233時間も低減させた手法とは？
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株式会社税務研究会様
■ 事業概要
税務研究会は、昭和22（1947）年4月、「納税者と税務当局との架け橋」となることを目的に創設されました。その年の11月には週刊「税務通信」を創刊、以来3700号以上の発刊を誇る情報誌に成長しています（2023年4月現在）。
同社は一貫して「税務･会計分野における的確な情報提供を通じて広く社会に貢献する」ことを企業理念として、歩み続けています。
■ 直感的な操作性と、わかりやすいビジュアルがBiz Room導入の決め手
Microsoft 365導入に伴い、会議室の運用をさらに効率化するため導入を検討。とくに会議室前に設置したタブレットには、「直感的で誰にでもわかる操作性」、「会議室の使用・予約状況が一目で分かること」を重視。管理者にとっても「ユーザーへの操作教育など負担が少ないこと」、「csvのログから会議室の利用実態が把握できる」メリットも感じられた。
そのほかにも「会議室の予約管理に特化した機能が揃っている」、「価格に見合う以上の価値がある」ことからBiz Roomを選定した。
主任 山本 歩 氏
■ 社員が会議予約でストレスを感じることなく、本来の業務に集中できる環境を提供
会議室の予約でいちいちMicrosoft Outlookを起動するのは面倒、今すぐ会議室を使いたいのに予約や使用状況が分からない、誰もいないと思って間違えて入室してしまい謝罪した・・・など、細かなストレスの積み重ねが時間の無駄を生み続けることになると、導入責任者の山本氏は語る。「会議予約のストレスや無駄を解消したい」、そんな山本氏の強い思いでBiz Roomを導入し、社員が本来の業務に集中できる環境の提供につながっている。
株式会社Phone Appli様
会議の生産性をとことん高めるために求められたのは「思い立ったらすぐに会議を開催できる仕組み」
「定例の会議を待っていると仕事のスピードが遅くなる」という考えから定例会議を極力廃止し、5分～10分といった短時間でのコミュニケーションを頻繁に行うことで、業務のスピードを上げている株式会社Phone Appli。
「Biz Room」を選定したポイントと導入効果について、詳しくご紹介します。
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パナソニック株式会社 エレクトリックワークス社
～先進の空間ソリューションを体感できるライブオフィス「worXlab」
■ 事業概要
エレクトリックワークス社では、空間設計・運用のグローバルな評価システムである「WELL認証」の考え方に基づき、オフィスワーカー一人ひとりが心地よく、健康的に過ごせる環境を提供しています。
ワークプレイスが抱える課題を、五感に働きかけるテクノロジーを駆使して、解決しています。 ライブオフィス「worXlab」は、それら課題解決を実感できる場となっており、多数のお客様を日々お迎えしています。
■ 自然の心地よさを演出し、社員の交流と気分転換を促進
社員がいきいきと過ごせる環境を提供することで、「業務パフォーマンスの向上」や「オフィスへの愛着向上」など、さまざまな効果が出ていると館長の貝柄氏は語る。一例としてあげるのが、「SWiTCH SPOT」（写真）。
WELLの評価項目の1つである「こころ」の要件にリフレッシュ空間があり、その要件を考えて作ったものだ。自然の心地よさを演出することで、コミュニケーションの活性化だけでなく、気分転換も図ることができており、最もお問い合わせの多いソリューションだと言う。
「SWiTCH SPOT」
貝柄 学 氏
■ 誰も使っていないのに満室？Biz Roomでカラ予約を防止
会議室の予約がMicrosoft Outlookとの連動で一度の操作により完了するため、 会議に関わる作業負荷が大幅に軽減されている。またライブオフィス「worXlab」には日々多くのお客様が来られるだけでなく、社員も頻繁に会議室を使うため、カラ予約防止機能で無駄のない効率的な活用を実現。会議室前のタブレットを見ることで、会議室が使われているのか一目でわかるため、ドアを少しだけ開けて確認するなどの行為が削減できている。
※ パナソニック株式会社 エレクトリックワークス社のWebサイトが開きます。
■ その他の導入事例
| お客様の業種 | 活用内容 |
|---|---|
| 金融機関様 | 会議室の空予約の防止 |
| 部品メーカー様 | 会議室利用実態の把握 |
| 一般社団法人様 | 会議運営の効率化 |
| 化粧品会社様 | 会議室利用の効率化 |
| 総務BPOソリューション事業社様 | 会議室利用実態の把握 |
| 鉄道事業会社様 | 会議室の空予約の防止 |
| 情報・通信業社様 | 会議運営の効率化 |
| ハウスメーカー様 | 会議室利用実態の把握 |
※ ご利用実績のうち、一部のお客様を記載しております。
■ 活用シーン
「今からちょっといい？」立ち話からすぐミーティング実施
「あっ、あの件だけど」「今から少しお話しできますか？」立ち話や雑談の途中でじっくり話をしたいとき、空きがあれば会議室前に設置されたタブレット端末から予約して、すぐに打ち合わせが可能。
わざわざPCを開いてOutlookから予約する必要がないため、社員同士のコミュニケーション強化や、ふとした気づきをビジネスに生かすことに役立っています。
「ストレスのない会議へ」高性能マイクとスピーカーがサポート
会議室にスピーカーを設置することで、会議時間の終了が迫っていることを自動でアナウンス。
マイクも接続することで、マスクをしていたり小さな声でも参加者へ届きやすくなり、話す・聴くストレスから解放されます。
※ スピーカーやマイクなど別途、ご用意いただく必要があります。
（写真のヤマハ製MS101-4および、DM-105も利用可能です）
事務所の移転や新設、必要な会議室の数の予測にお役立ち
会議室の利用ログデータは、ExcelやTableauで簡単に集計。
会議時間や利用回数、部門ごとの利用実績などから、必要な会議室の数やレイアウトを予測することができました。
これにより会議室が足りない、空いている会議室を有効活用できていないなどの問題が解消されています。
動作環境
|
タブレット端末 |
iPad 第6世代～第9世代 |
OS：iOS 13.5以上 |
|---|---|---|
|
管理者用端末 |
Windowsパソコン |
OS：Windows |
|
グループウェア |
Microsoft 365 |
Exchange Onlineに対応 |
|
通信 |
https |
|
商品カタログ
会議室予約管理システム「Biz Room」
PDF 8.52MB
関連リンク
※ Microsoft 365、iPadなどの環境をお客様にてご準備いただく必要があります。
※ 期間終了後、有料版への自動切り替えはございません。
※ 入力フォームの【自由記述】の欄に、“無料体験希望”とご入力ください。担当者よりご連絡いたします。
商品や無料体験の詳しい情報、ご相談・お見積もりは
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お問い合わせ受付・販売窓口：パナソニック マーケティング ジャパン株式会社
